Jak zarządzać procesem opracowywania dokumentacji cen transferowych w dużych przedsiębiorstwach

Jak zarządzać procesem opracowywania dokumentacji cen transferowych w dużych przedsiębiorstwach

Jak zarządzać procesem opracowywania dokumentacji cen transferowych w dużych przedsiębiorstwach

Duże przedsiębiorstwa oraz krajowe grupy kapitałowe muszą nieustannie dostosowywać swoje procedury i stosowane w poszczególnych obszarach strategie do zmiennych wymogów rynku jak również do zmieniających się przepisów. Jednym z tych obszarów są podatki, które opierając się na rozbudowanym ustawodawstwie wymagają ciągłego doprecyzowywania. Generuje to praktycznie nieprzerwany proces zmian w obowiązujących ustawach i wydawanie mnóstwa nowych rozporządzeń.

W ramach ustawy o Podatku dochodowym od osób prawnych określono obowiązek sporządzania dokumentacji podatkowych, które opisują transakcje pomiędzy podmiotami powiązanymi.

Począwszy od 2008 roku ceny transferowe jako analizowany przez korporacje temat z każdym rokiem zyskiwały na znaczeniu, jednakże dopiero ostatnie dwa lata oznaczają prawdziwy boom, jeśli chodzi o zainteresowanie CT. Wynika to głównie z dwóch powodów:

Po pierwsze, OECD opublikowało w roku 2015 nowe wytyczne w obszarze cen transferowych, a sporo polskich firm i grup kapitałowych będących jeszcze parę czy paręnaście lat temu wyłącznie krajowymi podmiotami powiązało się - najczęściej kapitałowo – z przedsiębiorstwami z zagranicy. Istotny jest przy tym fakt, iż za granicą a szczególnie w krajach UE tematyka cen transferowych jest dosyć dobrze rozpoznana i istnieje ogólna zgoda co do potrzeby przejrzystości transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi. Drugim ważnym powodem aktualnego wzrostu znaczenia tematyki CT w Polsce jest zobligowanie aparatu skarbowego przez władze centralne do wzrostu wydajności w zakresie egzekwowania przepisów prawa podatkowego oraz do eliminowania przypadków, w których firmy zaniżają podstawę opodatkowania. Podejście takie rodzi wśród przedsiębiorców wiele pytań o zwiększoną liczbę kontroli podatkowych i jednocześnie zmusza do głębszej analizy m.in. transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi.

Również spółki, będące częścią grup kapitałowych o wyłącznie polskim kapitale są zainteresowane tematyką cen transferowych. Z punktu widzenia lokalnego przedsiębiorcy, który dąży początkowo do rozwoju własnej firmy, a w późniejszym okresie często do wchłonięcia podmiotów konkurencyjnych, oprócz korzyści związanych z przejęciem rynku wykupowanego konkurenta, mogą pojawić się zalety związane z know-how opracowanym w przejmowanej firmie, lub też dobrodziejstwa płynące np. z tańszych dostaw jakiegoś półproduktu czy usługi. Analogicznie sytuacja wygląda, jeśli przyjrzymy się dużym grupom kapitałowym. Rzadko kiedy zdarza się, że przejmowana spółka jest postrzegana tylko przez pryzmat generowanych wcześniej zysków. Nowy właściciel chce zwykle wykorzystać jej potencjał produkcyjny czy też usługowy dla zwiększenia wyniku finansowego spółki-matki. 

Zaczyna więc w spółce zależnej kupować (lub sprzedawać do niej)  np. towary na warunkach , które z reguły są nie do osiągniecia w dostępnych ofertach na wolnym rynku. Biorąc pod uwagę fakt, że z biegiem lat procesy konsolidacyjne w gospodarce przyczyniają się do wzrostu liczby dużych grup kapitałowych przy zmniejszającej się liczbie samodzielnych dużych i średnich przedsiębiorstw, transakcji pomiędzy podmiotami powiązanymi również przybywa.

Pamiętaj, by wysokość cen transferowych nie odbiegała od cen rynkowych

Powyższy proces wzmaga zainteresowanie ze strony państwa, a konkretniej aparatu skarbowego, który podczas kontroli może chcieć wykazać, że cena za towar/usługę przedstawiona w przedłożonej dokumentacji podatkowej, została skalkulowana w sposób nierynkowy i dokonać domiaru podatku wraz z odsetkami za zaległość podatkową. Z tego samego powodu również przedsiębiorcy interesują się coraz bardziej cenami transferowymi. Kluczowe znaczenie ma tutaj sporządzenie dokumentacji  podatkowej w taki sposób, aby przestawiony sposób kalkulacji ceny oraz warunki zachodzące podczas przebiegu procesu biznesowego dla dokumentowanej transakcji, uzasadniały wysokość ustalonej ceny i czyniły ją de facto rynkową.

Umiejętne tworzenie dokumentacji podatkowych i wnikliwe ich analizowanie przez kontrolujących można nazwać swoistym przeciąganiem liny pomiędzy przedsiębiorcą a aparatem skarbowym. W kontekście zmian w 2017 roku w ustawie o CIT dotyczących cen transferowych nasuwa się od razu stwierdzenie, że w tej rozgrywce przedsiębiorcę czeka nieco większy wysiłek.

Tworzenie dokumentacji podatkowych jako finalnego opisu transakcji zachodzących pomiędzy podmiotami powiązanymi wymaga dużej systematyki działań i nie powinno odbiegać od zaleceń ustawy o CIT.

Dowiedz się jak opracować wewnętrzną politykę cen transferowych

W warunkach obecnego zorientowania aparatu skarbowego na maksymalnie skuteczne pozyskiwanie środków finansowych od przedsiębiorstw, dokumentacje cen transferowych stają się nie tylko dodatkowym obowiązkiem w ramach CIT. Urastają one do rangi oddzielnego tematu, którym – w przypadku dużych grup kapitałowych – zarządza często oddelegowany do tego celu pracownik. Od paru lat korporacje zaczynają opracowywać wewnętrzne dokumenty określające politykę cen transferowych. Dokumenty takie w dosyć precyzyjny sposób opisują proces powstawania dokumentacji podatkowych i określają w związku z tym role i obowiązki poszczególnych działów firmy.

Co należy do obowiązków koordynatora ds. CT

Wspomniany powyżej specjalista do spraw cen transferowych będzie z reguły podlegał głównemu księgowemu lub też menedżerowi kierującemu działem podatków. Najistotniejsze jest przy tym, aby miał bieżący dostęp do informacji na temat transakcji dokonywanych przez przedsiębiorstwo.

W przypadku dużych korporacji możemy założyć, że będzie to przynajmniej kilkuset odbiorców i tyleż samo dostawców. Wiodące podmioty w grupach kapitałowych mają często kilka do kilkunastu spółek powiązanych, zależnych lub też stowarzyszonych, z którymi mogą dokonywać wiele różnego rodzaju transakcji. Dlatego też osoba koordynująca CT powinna mieć dostęp do systemów operacyjnych umożliwiających przegląd wszelkich transakcji kupna/sprzedaży. Trzeba również aktualizować listę podmiotów powiązanych, zarówno pod kątem powiązań kapitałowych, co jest stosunkowo proste, oraz uwzględniając powiązania osobowe, co może czasami nastręczać nieco problemów. 

Struktura kapitałowa spółki jest zwykle łatwo dostępna np. z działach PR lub innych odpowiadających za politykę informacyjną. Z kolei powiązania osobowe mogą być ustalane na podstawie informacji uzyskanej bezpośrednio od kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz członków rad nadzorczych, np.  w formie oświadczenia o pełnieniu funkcji zarządczych w spółkach, z którymi przedsiębiorstwo dokonywało transakcji. Należy mieć na uwadze, że zmiany w zarządach i radach nadzorczych w trakcie roku podatkowego mogą skutkować powstaniem powiązania nawet na kilka miesięcy, co wymaga uwagi i ewentualnego uwzględnienia w przypadku wysokich kwot transakcji.

Mając w ręku listę podmiotów powiązanych i zestawienie obrotów z nimi w podziale na poszczególne transakcje, należy określić osoby odpowiedzialne bezpośrednio za sporządzenie danej dokumentacji podatkowej. Z praktyki wynika, że w ramach grup kapitałowych dokumentację podatkową tworzy osoba z firmy powiązanej będącej sprzedającym towar lub usługę. Warto jednak przedyskutować tą kwestię jeszcze przed końcem roku podatkowego, gdyż może zdarzyć się, że w grupie kapitałowej nie ma prowadzonej wspólnej polityki CT, i dwaj pracownicy – w spółce sprzedającej oraz kupującej - będą tworzyć dokumentację dotyczącą jej samej transakcji. Odmienne od tej praktyki są natomiast przypadki dokumentowania transakcji w firmami spoza grupy kapitałowej, czyli powiązanymi przez Skarb Państwa oraz transakcji zakupu od podmiotów mających swoje siedziby w tzw. rajach podatkowych. Ze względu na brak wspólnych ustaleń dokumentację przedsiębiorstwo będzie sporządzać zawsze we własnym zakresie.

Po otrzymaniu przez koordynatora procesu sporządzonych dokumentacji bardzo ważne jest, aby spółka będąca stroną kupującą zaakceptowała dokumentację.

Istotne są przy tym dwa elementy:

Po pierwsze wartość sprzedanych towarów bądź usług powinna być taka sama według kupującego i sprzedającego, co nie zawsze tak łatwo uzgodnić. W przypadku szerokiej współpracy regulowanej przez umowy ramowe, w ciągu roku może być wygenerowanych kilkaset faktur, korekt i poczynionych dodatkowo wiele ustaleń, które utrudnią po obu stronach uzyskanie identycznego wyniku.

Drugim ważnym elementem jest zgodność przez sprzedającego i kupującego co do opisu przebiegu procesu biznesowego zawartego w dokumentacji. Chodzi o opis funkcjonalności, ponoszonych ryzyk czy tez zaangażowanych aktywów. Może zdarzyć się sytuacja, że opis w jakimś punkcie będzie odbiegał od ustaleń umowy, która pierwotnie reguluje zasady dokonywania opisywanej transakcji. Rolą strony akceptującej stworzoną dokumentacją podatkową jest m.in. wychwycenie tego typu nieścisłości.

Dysponując już zestawem dokumentacji podatkowych za poprzedni rok należy przygotowywać się do koordynacji procesu w roku następnym, np. zacząć zbierać informacje o pojawiających się na bieżąco dodatkowych transakcjach z podmiotami powiązanymi, czy też śledzić zmiany w ustawodawstwie celem dostosowania wewnętrznych procedur, co ma niebagatelne znaczenie w kontekście zmian w ustawie o CIT dotyczących CT, które weszły w życie z początkiem roku 2017.

Warto zapamiętać:

OECD opublikowało w roku 2015 nowe wytyczne w obszarze cen transferowych.

Powodem aktualnego wzrostu znaczenia tematyki CT w Polsce jest zobligowanie aparatu skarbowego przez władze centralne do wzrostu wydajności w zakresie egzekwowania przepisów prawa podatkowego oraz do eliminowania przypadków, w których firmy zaniżają podstawę opodatkowania.

Kluczowe znaczenie ma sporządzenie dokumentacji  podatkowej w taki sposób, aby przestawiony sposób kalkulacji ceny oraz warunki zachodzące podczas przebiegu procesu biznesowego dla dokumentowanej transakcji, uzasadniały wysokość ustalonej ceny i czyniły ją de facto rynkową.

Tworzenie dokumentacji podatkowych jako finalnego opisu transakcji zachodzących pomiędzy podmiotami powiązanymi wymaga dużej systematyki działań i nie powinno odbiegać od zaleceń ustawy o CIT.

Ważne jest, aby spółka będąca stroną kupującą zaakceptowała dokumentację. Istotne są przy tym dwa elementy. Po pierwsze wartość sprzedanych towarów bądź usług powinna być taka sama według kupującego i sprzedającego, co nie zawsze tak łatwo uzgodnić. Drugim ważnym elementem jest zgodność przez sprzedającego i kupującego co do opisu przebiegu procesu biznesowego zawartego w dokumentacji - chodzi o opis funkcjonalności, ponoszonych ryzyk czy też zaangażowanych aktywów.

Dysponując zestawem dokumentacji podatkowych za poprzedni rok należy przygotowywać się do koordynacji procesu w roku następnym, np. zacząć zbierać informacje o pojawiających się na bieżąco dodatkowych transakcjach z podmiotami powiązanymi, czy też śledzić zmiany w ustawodawstwie celem dostosowania wewnętrznych procedur.

Zbiór informacji o wpływie zmian w ustawie o CIT na wewnętrzną politykę w zakresie cen transferowych znajdziesz tutaj »

Po szkoleniu zdobędziesz pewność dlaczego warto opracować wewnętrzny dokument określający politykę cen transferowych, co należy do obowiązków osoby koordynującej CT, co oznaczają w praktyce zmiany w CIT z 2016 i 2017 roku, jak zmieniły się wymogi form dokumentowania.


Autor:

Łukasz Kułakowski

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
wiper-pixel