Poznaj ogólne zasady rozliczania podróży służbowych

Art. 77⁵ § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (tekst jedn. Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94) określa podróż służbową pracownika jako wykonywane na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika.

Aby można było mówić o podróży służbowej, za którą pracownikowi będzie przysługiwał zwrot kosztów z nią zawiązanych muszą być spełnione 3 warunki:

• pracownik musi dostać wyraźne polecenie wyjazdu służbowego od pracodawcy (nie wymaga ono formy pisemnej)
• wyjazd ten musi charakteryzować się incydentalnością i musi mieć określony przez pracodawcę cel
• miejsce wyjazdu nie może być stałym miejscem pracy pracownika, określonym w umowie o pracę lub miejscem siedziby pracodawcy.

Prawo nie wymaga aby polecenie wyjazdu służbowego miało formę pisemną, ale w praktyce zazwyczaj stosuje się druk zwany "Polecenie wyjazdu służbowego", zawierający wszystkie informacje dotyczące danej delegacji  i pracownika, oraz rozliczenie wydatków czyli tzw. rachunek kosztów podróży na odwrocie. Prowadzenie dokumentacji w zakresie delegacji bywa przydatne np. w wypadku kontroli podatkowej, gdy powinno się dowieść wiarygodności kosztów poniesionych przez pracodawcę w tym zakresie. Wydanie takiego polecenia przez pracodawcę jest konieczne, aby można było rozliczyć delegację pracownika.

Polecenie wyjazdu służbowego ma prawo wydać jedynie pracodawca lub osoba przez niego upoważniona.

Jeżeli pracodawca zdecyduje się na skorzystanie z druku  polecenia wyjazdu służbowego, musi pamiętać o kilku niezbędnych informacjach, które dany dokument powinien zawierać. Są nimi:

• wskazanie miejsca docelowego podróży, jak również miejsca rozpoczęcia podróży, jeśli nie jest ono tożsame z miejscem pracy,
• określenie czasu trwania delegacji,
• wskazanie środków transportu, z jakich pracownik korzystał w czasie podróży,
• informacje dotyczące ewentualnej zaliczki udzielonej przez pracodawcę.

Pracownik regularnie wykonujący jakieś zadania poza miejscem pracy określonym w umowie, nie będzie w podróży służbowej. Podróż służbowa jest wydarzeniem incydentalnym mającym charakter przejściowy (tymczasowy).

Pracodawca nie może nakazać wyjazdu w delegację każdemu pracownikowi. Zgodnie z art. 178 kp istnieją dwa wyjątki jakimi są:

• pracownica będąca w ciąży,
• każdy pracownik opiekujący się dzieckiem, do czasu ukończenia przez nie 4 lat.

W tych dwóch przypadkach pracodawca potrzebuje zgody pracownika, a w razie jej nieuzyskania, nie ma prawa wydania mu polecenia wyjazdu służbowego.

Podstawę prawną, co do odbywania i rozliczania podróży służbowych będą stanowić następujące dokumenty:

• przepisy ustawy Kodeks Pracy

1. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167)
2. rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.),
3. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Warto oczywiście pamiętać, że w przypadku pracodawców niebędących jednostkami sektora finansów publicznych istnieje także możliwość określenia w przepisach wewnętrznych szczególnych zasad zwrotu kosztów i diet związanych z odbywaniem zadań służbowych poza miejscem zatrudnienia. Nie mogą być one jednak mniej korzystne dla pracownika niż te wynikające z ww. regulacji. Po drugie dla rozliczenia podatkowego i w zakresie ubezpieczeń zastosowanie i tak mają powyższe rozporządzenia.

Zaznaczyć należy, że z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

• diety,
• zwrot kosztów  przejazdów,
• zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
• zwrot kosztów noclegów,
• zwrot kosztów  innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. 

Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

Wtedy zwrot kosztów przejazdu jest w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 1265 oraz z 2013 r. poz. 21). Nie ma znaczenia, czy podróż była podróż krajowa, czy zagraniczną.

Pracodawca może dokonać zwrotu innych niezbędnych wydatków związanych z tą podróżą, Muszą być one określone lub uznane przez pracodawcę i  zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Mogą to być na przykład opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Pracownik powinien dokonać rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Do rozliczenia załącza się dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki

Nie trzeba przedstawiać dokumentów jeśli zwrot dotyczy wydatków objętych ryczałtami oraz diet. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Warto zapamiętać:

• Podróż służbowa pracownika to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika.
• Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.
• Nie trzeba przedstawiać dokumentów poniesionych w podróży kosztów, jeśli zwrot dotyczy wydatków objętych ryczałtami oraz diet.