Sprawdź, jak bezbłędnie fakturować sprzedaż 2017

Sprawdź, jak bezbłędnie fakturować sprzedaż 2017

Sprawdź, jak bezbłędnie fakturować sprzedaż 2017

Prawidłowo wystawiona faktura nie tylko pozwala nabywcy odliczyć VAT, ale również w kilku przypadkach wyznacza moment powstania obowiązku podatkowego. Upewnij się, jak prawidłowo wystawiać te dokumenty i zyskaj pewność czy możesz wystawić fakturę na 30 dni przed dostawą oraz jak postępować w przypadku faktury przed otrzymaniem zaliczki.

Obecnie fakturę można wystawić do 30 dni przed nabyciem prawa do rozporządzania towarem jak właściciel lub wykonaniem usługi – względnie otrzymaniem zapłaty lub jej części (art. 106i ust. 7 ustawy o VAT). Ten graniczny termin nie obejmuje jednak niektórych transakcji, jeżeli faktura wskazuje, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.

Czy można sprzedaż udokumentować w następnym okresie

Podstawową zasadą jest wystawianie faktury najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu:

  • wykonania dostawy towaru lub usługi,
  • otrzymania przed czynnością całości lub części zapłaty.

Mający moc prawną od początku funkcjonowania ustawy o VAT termin 7-dniowy przestał obowiązywać z końcem 2013 roku. W efekcie podatnicy otrzymali możliwość wystawiania jednej zbiorczej faktury dla kontrahenta za cały okres rozliczeniowy.

Pamiętaj jednak, że zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT konieczność fakturowania otrzymanych zaliczek czy przedpłat nie dotyczy:

  • wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),
  • zdarzeń, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, tj. przede wszystkim czynności w zakresie mediów (dostaw energii i gazu, świadczenia usług telekomunikacyjnych, dystrybucji energii, dostarczania wody, odprowadzania ścieków, recyklingu), usług ochrony, najmu, leasingu, dzierżawy oraz obsługi prawnej i biurowej.

Zwróć także uwagę (choć nie wynika to wprost z brzmienia przepisów), że podatnik ma obecnie możliwość uniknięcia wielokrotnego wystawiania faktur zaliczkowych i faktury końcowej w sytuacji, gdy wszystkie te czynności zamykają się w jednym miesiącu kalendarzowym. Jeden dokument podsumowujący te transakcje może zostać wystawiony do 15. dnia kolejnego miesiąca.

Sprawdź, czy niektóre transakcje fakturujemy na odmiennych zasadach

Dla niektórych rodzajów transakcji ustawodawca określił szczególny termin fakturowania. Wprowadza go art. 106i ust. 3, ust. 4 i ust. 5 ustawy o VAT. Dotyczy on:

  • usług budowlanych i budowlano-montażowych – w tym przypadku fakturę możesz wystawić do 30. dnia od wykonania tych usług;
  • dostawy książek drukowanych – fakturę możesz wystawić do 60. dnia od wydania towarów. Jeśli umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw – termin ten jest wydłużony do 120 dni od pierwszego wydania tych towarów;
  • drukowania książek – taką sprzedaż możesz udokumentować do 90. dnia od wykonania usługi;
  • usług tzw. mediów, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony, obsługi prawnej i biurowej – tego typu czynności możesz zafakturować z upływem terminu płatności;
  • zwrotu opakowań – fakturę musisz wystawić do 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania; jeśli w umowie tego terminu nie określono, to czynność ta podlega zafakturowaniu najpóźniej 60. dnia od wydania opakowania.

Zapoznaj się z dwoma problemami natury praktycznej, które pojawiają się na gruncie stosowania przepisów o fakturowaniu.

  1. problem

Wystawienie faktury dokumentującej dane świadczenie 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dana czynność została wykonana. Może to negatywnie wpłynąć na rozliczenia podatkowe, w szczególności po stronie nabywcy. Może on nawet nie zdążyć otrzymać stosownej faktury, związanej ze świadczeniem otrzymanym w danym miesiącu, przed terminem płatności zaliczek na podatek dochodowy (20. dzień następnego miesiąca) bądź rozliczenia VAT (25. dzień miesiąca następnego, przy wyborze rozliczeń miesięcznych). W konsekwencji może to oznaczać, że w momencie wpłacania zaliczki na podatek dochodowy bądź w momencie rozliczania VAT za dany miesiąc podatnik nie jest uprawniony do uznania danego wydatku za koszt podatkowy oraz uniemożliwi mu to odliczenie VAT w związku z danym świadczeniem.

2. problem

Jeśli faktura dokumentuje kilka świadczeń wykonanych w różnych terminach, których wartość została wyrażona w walucie obcej, podatnik zobowiązany jest do przeliczenia każdej pozycji według właściwego dla niej kursu. Jest to rezultat zmiany reguł rozpoznawania obowiązku podatkowego. W tym miejscu należy przypomnieć, że w przypadku, gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Zatem jeżeli faktura ujmuje kilka transakcji rozliczanych w walucie obcej (na co pozwalają obecne przepisy), w stosunku do których obowiązek podatkowy wystąpił w różnych dniach, to do przeliczenia kwot VAT na PLN należy zastosować odpowiednie dla tych dni kursy walut.

Fakturę na żądanie wystawiasz tylko przez 3 miesiące

W przepisach ustawodawca wskazał wprost graniczny termin, w którym sprzedawca ma obowiązek wystawiania faktur na żądanie klienta. Na zgłoszenie chęci otrzymania faktury nabywca ma 3 miesiące. Termin ten liczony jest od końca miesiąca, w którym wystąpiła sprzedaż. Po upływie tego terminu sprzedawca (wedle uznania) może wystawić fakturę bez żadnych negatywnych konsekwencji.

Dokument ten sprzedawca wystawi:

  • nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży (bądź otrzymania zaliczki) – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym wystąpiły te czynności;
  • nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli nastąpiło to po upływie miesiąca wykonania fakturowanej czynności.

Upewnij się, czy możesz wystawić fakturę do 30 dni przed dostawą

Ponieważ wystawienie faktury nie kreuje momentu powstania obowiązku podatkowego, to może pojawić się sytuacja, kiedy to sprzedawca (by szybciej uzyskać zapłatę) wystawi dokument sprzedażowy przed wykonaniem transakcji (faktura ex ante). Od 1 stycznia 2014 r. faktura generalnie może być wystawiona do 30 dni przed dostawą lub wykonaniem usługi (względnie otrzymaniem przed dostawą czy wykonaniem usługi całości lub części zapłaty).

Również od tej zasady ustawodawca przewidział pewne wyjątki. Otóż, jeżeli faktura wskazuje, jakiego okresu dotyczy, to można ją wystawić także przed 30. dniem. Odnosi się to do:

  • czynności rozliczanych w okresach rozliczeniowych;
  • dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, a także świadczenia usług komunalnych (tzn. dotyczących zaopatrzenia w wodę, odprowadzania ścieków oraz wywozu odpadów);
  • usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze;
  • usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
  • usług stałej obsługi prawnej i biurowej.

W tych przypadkach ustawodawca nie ogranicza w żaden sposób dolnego terminu, w jakim zafakturować można kontrahenta. Zatem to, co do końca 2013 roku budziło liczne wątpliwości – czyli możliwość wystawienia faktury przed powstaniem obowiązku podatkowego (wykonaniem czynności, otrzymaniem zaliczki) – jest obecnie jak najbardziej możliwe. Należy jednak mieć nadzieję, że taka czynność nie skutkuje uznaniem wystawionej faktury za „pustą” i jednocześnie obligującą do zapłaty VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o VAT.

Jak postępować w przypadku faktury przed otrzymaniem zaliczki

Co również ważne, fakturę możesz wystawić także przed otrzymaniem zaliczki (ale nie wcześniej niż 30. dnia) bez potrzeby wystawiania faktur pro forma. Z pewnością zmniejsza to ilość pracy administracyjnej potrzebnej do rozliczania zaliczek. Księgowi muszą pamiętać, że także w aktualnym stanie prawnym wystawiane faktury zaliczkowe muszą zawierać m.in. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Treść tej regulacji wydaje się niezgodna z przepisami unijnymi. Prawo unijne ściśle określa, jakich elementów faktury może wymagać od podatników polski ustawodawca. Są to m.in. kwota podatku, stawka podatku, podstawa opodatkowania – kwota netto, dotyczące wyłącznie przedmiotu opodatkowania. Tym samym polski ustawodawca nie jest uprawniony do żądania od podatników, by wykazywali na fakturach zaliczkowych nie tylko dane wprost dotyczące czynności objętej opodatkowaniem (a więc dotyczące czynności otrzymania zaliczki), ale również dotyczące całego zamówienia bądź umowy, tzn. dane wykraczające poza zakres opodatkowania na moment wystawienia faktury zaliczkowej.

Otrzymanie faktury pozwala odliczyć VAT

Warto pamiętać, że prawo do obniżenia podatku należnego zasadniczo powstaje dopiero z chwilą powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy. Powstaje on najczęściej z chwilą dokonania dostawy lub wykonania usług.

Tym samym dopiero w momencie realizacji transakcji (dostawa towaru/ wykonanie usługi) spełniony jest jeden z warunków niezbędnych do realizacji prawa do odliczenia. Samo otrzymanie faktury nie może być automatycznie przesłanką do odliczenia VAT.

Zewidencjonowana pozycja powinna wskazywać ujmowaną fakturę

Pamiętaj, że zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o VAT podatnik ma obowiązek ewidencjonowania wykonywanych czynności według zasad określonych w tym przepisie. Ponieważ obecnie nie ma obowiązku wystawiania faktur w krótkim okresie po sprzedaży, czy też może fakturować z wyprzedzeniem (przed momentem, gdy należy czynność zewidencjonować), pewnym problemem okazuje się metodologia prowadzenia rejestru transakcji.

Z jednej strony księgowi mogą wystawiać faktury na bieżąco (w związku z dokonywaną transakcją) oraz ją ewidencjonować. Innym natomiast rozwiązaniem (w przypadku wystawienia faktur w terminie późniejszym niż sprzedaż) jest ewidencjonowanie transakcji za pomocą innych dowodów potwierdzających wykonanie danej czynności (np. wydań magazynowych, otrzymanych zamówień itp.).

Warto pamiętać, że ustawodawca nie obliguje do wskazywania w ewidencji numerów faktur potwierdzających sprzedaż. Niezależnie od tego warto jednak, aby dokumentacja podatkowa pozwalała na połączenie danej pozycji w ewidencji z fakturą. Przydatne będzie to szczególnie podczas weryfikacji rozliczeń przez organy podatkowe bądź skarbowe.

Z kolei mając na uwadze, że:

  • ustawodawca nie wskazuje wprost, w jakim terminie należy tworzyć ewidencję, a zatem taką możliwość podatnik ma przynajmniej do momentu złożenia deklaracji VAT (25. dzień miesiąca po zakończeniu okresu rozliczeniowego) oraz
  • termin na wystawienie faktur dokumentujących transakcje upływa 15. dnia miesiąca kolejnego po transakcji

– korzystnym rozwiązaniem może okazać się wstrzymanie utworzenia ewidencji do 15. dnia kolejnego miesiąca.

Rejestr sprzedaży

W efekcie rejestr sprzedaży nie jest przygotowywany na bieżąco, ale bazuje na wystawionych fakturach. Istotne jest wtedy, aby na etapie wystawiania faktur posiadać rzetelnie zgromadzone dane, w zakresie określonej sprzedaży, tak by nie pominąć żadnej transakcji podczas tworzenia dokumentacji po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Musisz także pamiętać, że wystawiając faktury ex ante, nie powinieneś automatycznie wpisywać transakcji do rejestru VAT. Z czynnością tą należy wstrzymać się do momentu powstania obowiązku podatkowego.

Zbiorcze fakturowanie uprości rozliczenia

Zwróć uwagę, że ustawodawca, tworząc obecną metodologię fakturowania, umożliwił fakturowanie zbiorcze (np. do 15. dnia następnego miesiąca). Pozwala to zaoszczędzić zarówno czas, jak i wysiłek administracyjny. W konsekwencji księgowi nie muszą już kumulować wystawianych dokumentów, a nabywcy często otrzymują jedną fakturę, na podstawie której zaksięgują wszystkie transakcje zakupowe z całego miesiąca.

Stosowanie tej metody widoczne jest przede wszystkim w przypadku przedsiębiorstw mających częste transakcje sprzedażowe/zakupowe z jednym kontrahentem. W praktyce stosowanie przepisów w zakresie wystawiania faktur zaliczkowych ex ante pozwala uniknąć zbędnej pracy administracyjnej i sporów z organami podatkowymi.

Data zakończenia dostawy na fakturze dotyczy sprzedaży ciągłej

Pamiętaj, że w ustawie o VAT znajduje się przepis m.in. określający, które elementy powinny się obowiązkowo znaleźć na fakturze. Warto jednak zwrócić uwagę na art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem faktura powinna zawierać m.in. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, jeśli taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. Regulację tę trzeba powiązać przede wszystkim z tym, że obecnie obowiązek podatkowy powstaje przede wszystkim z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT).

Podanie tej daty na fakturze ma zatem wskazywać na moment powstania obowiązku podatkowego. Jest to ważne nie tylko dla sprzedawcy, ale także dla nabywcy, gdyż data ta wyznacza dla niego moment odliczenia podatku naliczonego.

Księgowi często mają wątpliwości co do tego, jak rozumieć pojęcia „data zakończenia dostawy towarów” oraz „data zakończenia wykonywania usług”. Określenia te należy powiązać przede wszystkim z zapisami zawartymi w art. 19a ust. 3 i 4 ustawy o VAT, które umożliwiają uznanie, że dostawy towarów bądź usługi – dla których w związku z ich dokonywaniem bądź świadczeniem są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń – zostają traktowane jako wykonane z chwilą zakończenia okresu rozliczeniowego.

Dla takich właśnie dostaw towarów czy świadczenia usług właściwa będzie data „zakończenia dostaw” czy też „zakończenia świadczenia usług”. To ona wyznaczać będzie moment powstania obowiązku podatkowego.

PRZYKŁAD

Data zakończenia dostawy na fakturze

Firma X dostarcza w sposób powtarzający się towary firmie Y. Strony umówiły się na rozliczanie tych dostaw w okresach trzytygodniowych, np. od poniedziałku 6 stycznia do niedzieli 26 stycznia; od poniedziałku 27 stycznia do niedzieli 16 lutego. Dostawy zostały zakończone odpowiednio 26 stycznia oraz 16 lutego. Niezależnie od tego, ile dostaw nastąpiło w tym okresie, na fakturze jako datę zakończenia dostawy należało wpisać odpowiednio 26 stycznia oraz 16 lutego.

Sprawdź, jak przeliczać kwoty z faktur w obcych walutach

Musisz pamiętać, że o dniu kursu waluty, jaki musisz zastosować, decyduje dzień, w którym powstaje obowiązek podatkowy od fakturowanej czynności. Przeliczenia faktur w walucie obcej dokonujesz, stosując średni kurs danej waluty obcej ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Możesz posłużyć się także ostatnim kursem wymiany opublikowanym przez Europejski Bank Centralny na ostatni dzień poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego (przy czym w takim przypadku waluty inne niż euro przeliczasz z zastosowaniem kursu wymiany każdej z nich względem euro).

Obowiązek podatkowy powstaje najczęściej z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. W konsekwencji zatem, w sytuacji gdy data dostawy na fakturze będzie inna od daty jej wystawienia – zmieni się również kurs, według którego należy przeliczać kwoty ujęte w fakturze w walutach obcych.

PRZYKŁAD

Przeliczanie kwot na fakturze

Usługa została wykonana 15 maja, a faktura będzie wystawiona 5 czerwca. Przeliczenia kwoty VAT na złote należy dokonać po kursie danej waluty z 14 maja.

Jednocześnie warto zauważyć, że obecnie, jeśli faktura zawiera wiele pozycji różniących się datą powstania obowiązku podatkowego (jest to faktura zbiorcza), to każdą z tych pozycji trzeba przeliczyć według indywidualnego dla niej kursu waluty. Musisz również pamiętać, że możesz wystawiać fakturę nawet 30 dni przed datą dostawy lub wykonaniem usługi. W takiej sytuacji w celu przeliczenia kwoty podatku na złote musisz zastosować średni kurs danej waluty na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień wystawienia faktury.

 

Warto zapamiętać:

  • Obecnie fakturę można wystawić do 30 dni przed nabyciem prawa do rozporządzania towarem jak właściciel lub wykonaniem usługi – względnie otrzymaniem zapłaty lub jej części (art. 106i ust. 7 ustawy o VAT). Ten graniczny termin nie obejmuje jednak niektórych transakcji, jeżeli faktura wskazuje, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.
  • Podstawową zasadą jest wystawianie faktury najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania dostawy towaru lub usługi lub otrzymania przed czynnością całości lub części zapłaty.
  • Jeżeli faktura wskazuje, jakiego okresu dotyczy, to  można ją wystawić także przed 30. dniem.
  • Fakturę możesz wystawić przed otrzymaniem zaliczki (ale nie wcześniej niż 30. dnia) bez potrzeby wystawiania faktur pro forma.
  • Dostawy towarów bądź usługi, dla których w związku z ich dokonywaniem bądź świadczeniem są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń zostają traktowane jako wykonane z chwilą zakończenia okresu rozliczeniowego. Dla takich właśnie dostaw towarów czy świadczenia usług właściwa będzie data „zakończenia dostaw” czy też „zakończenia świadczenia usług”. To ona wyznaczać będzie moment powstania obowiązku podatkowego.
  • O dniu kursu waluty, jaki musisz zastosować, decyduje dzień, w którym powstaje obowiązek podatkowy od fakturowanej czynności.

Podstawa prawna:

  • art. 19a, art. 106a–106q ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst. jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 710 ze zm.).

Odpowiedzi na pytania:

  • w jakich sytuacjach należy wystawić fakturę korygującą,
  • w którym momencie należy skorygować podatek in plus, czy faktura w PDF-ie wymaga akceptacji przez odbiorcę,  
  • co to oznacza, że faktura musi być autentyczna i poprawna, czy faktury elektroniczne musisz udostępnić na żądanie fiskusa,
  • czy faktury możesz przechowywać w dowolnej formie - znajdziesz w e-kursie Fakturowanie sprzedaży w 2017 r. – praktyczne wskazówki ekspertów.

Rozpocznij szkolenie już dziś. Kliknij tutaj »


Autor:

Rafał Kuciński - prawnik, specjalista z zakresu VAT

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
wiper-pixel