Upewnij się, czy prawidłowo ujmujesz zakup samochodu na potrzeby firmy w księgach rachunkowych

Upewnij się, czy prawidłowo ujmujesz zakup samochodu na potrzeby firmy w księgach rachunkowych
Ogromne znaczenie w ustaleniu wartości początkowej auta podlegającego amortyzacji bilansowej i podatkowej mają obowiązujące od 1 kwietnia 2014 r. zasady odliczania VAT przy zakupie samochodów nieuznawanych za ciężarowe.

Upewnij się, czy prawidłowo ujmujesz zakup samochodu na potrzeby firmy w księgach rachunkowych

Ogromne znaczenie w ustaleniu wartości początkowej auta podlegającego amortyzacji bilansowej i podatkowej mają obowiązujące od 1 kwietnia 2014 r. zasady odliczania VAT przy zakupie samochodów nieuznawanych za ciężarowe.

Samochód ciężarowy lub osobowy, który spełnia warunki dla środków trwałych określone w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości (dalej: uor), należy w miesiącu przyjęcia go do używania wprowadzić do ewidencji środków trwałych, w wartości początkowej równej cenie jego nabycia. 

Podobnie z przepisów ustawy o PIT i ustawy o CIT wynika, że środkiem trwałym może być każdy składnik majątku stanowiący własność lub współwłasność podatnika, m.in. nabyty odpłatnie, kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania.

 Dodatkowo przewidywany okres jego używania powinien być dłuższy niż rok, a sam składnik majątku powinien być m.in. wykorzystywany przez podatnika na potrzeby własnej działalności gospodarczej. Składnik majątku, który spełnia te kryteria, podlega wprowadzeniu do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych najpóźniej w miesiącu przekazania go do używania.

Cena nabycia obejmuje ogół kosztów poniesionych przez firmę do dnia przyjęcia środka trwałego do używania. Zgodnie z art. 28 ust. 8 uor, a także art. 16g ust. 3 ustawy o CIT i art. 22g ust. 3 ustawy o PIT stanowi ona kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania samochodu do używania. W szczególności cenę nabycia należy powiększyć o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze, montażu, instalacji i uruchomienia programów oraz systemów komputerowych, opłat notarialnych, skarbowych i innych, odsetek, prowizji.

Jeśli zgodnie z odrębnymi przepisami podatek od towarów i usług nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty należnego podatku, cenę nabycia trzeba podwyższyć także o podatek naliczony albo zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o VAT.

W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku. Odnośnie samochodów sprowadzanych należy niekiedy doliczyć do wartości początkowej koszty kontroli, przeglądu samochodu i opłatę recyklingową.

Przepisy Prawa o ruchu drogowym pozwalają nowemu właścicielowi już dopuszczonego do ruchu auta korzystać przez pewien czas z samochodu zarejestrowanego na poprzedniego właściciela. Dlatego nie ma przeszkód, aby podatnik wprowadził nabyty samochód do ewidencji środków trwałych jeszcze przed jego przerejestrowaniem.

Koszty rejestracji auta doliczamy do wartości początkowej, jeśli dopiero po dopuszczeniu samochodu do ruchu drogowego po jego rejestracji można uznać, że jest on zdatny do użytku. W szczególności dotyczy to samochodów nowych.         

Gdy podjęta zostanie decyzja o wprowadzeniu samochodu do ewidencji środków trwałych przed jego przerejestrowaniem, wówczas opłaty za przerejestrowanie nie ujmie się w wartości początkowej. Dlatego jeśli auto zostaje przyjęte do używania przed przerejestrowaniem, związana z tym przerejestrowaniem opłata stanowi koszt podatkowy i rachunkowy w dacie poniesienia. Natomiast gdy przerejestrowanie samochodu nastąpi przed przyjęciem go na stan środków trwałych, wówczas opłata będzie składową wartości początkowej tego pojazdu stanowiącej podstawę naliczania odpisów amortyzacyjnych. Jeśli cena nabycia została ustalona wcześniej niż bezpośrednio przed dniem wprowadzenia auta do ewidencji środków trwałych – zastosowanie ma historyczna cena nabycia (nawet sprzed kilku lat).

OKREŚLENIE WARTOŚCI AUTA        

Wartość początkową samochodu należało ustalić w wysokości kwoty z faktury potwierdzającej zakup, mimo że nabycie na potrzeby osobiste nastąpiło w innym terminie. Jeżeli (zgodnie z odrębnymi przepisami) podatek od towarów i usług wynikający z faktury VAT potwierdzającej nabycie auta nie stanowił dla podatnika podatku naliczonego albo nie przysługiwało mu prawo do obniżenia kwoty należnego podatku o podatek naliczony bądź też zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o VAT, wówczas ceny nabycia środka trwałego nie pomniejsza się o ten podatek. W takiej sytuacji ceną nabycia będzie (jak wskazano we wniosku) wartość brutto zakupionego środka trwałego, wykazana w fakturze dokumentującej ten zakup.

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 11 lutego 2014 r., sygn. akt ITPB1/415–1164/13/AK   

Cenę nabycia należy podwyższyć o nakłady poniesione na dostosowanie auta do potrzeb firmy. Jeśli zatem konieczne są nakłady na modernizację, przebudowę czy też remont przed przyjęciem samochodu do użytkowania, to zwiększą one wartość początkową będącą podstawą naliczania odpisów umorzeniowych. Ta zasada obowiązuje zarówno w rachunkowości, jak i podatkach dochodowych.

REMONT NABYTEGO ŚRODKA TRWAŁEGO

Zakup części do remontu nowo nabytego (niewprowadzonego jeszcze do ewidencji) auta na giełdach i szrotach nie stanowi przeszkody w ustaleniu wartości tych nakładów. Nabywcy części samochodowych (nabywanych także na giełdzie) są zainteresowani pozyskaniem dowodów sprzedaży, chociażby dla potrzeb ich reklamacji czy zwrotu. Natomiast wartość własnej pracy podatnika nie może stanowić kosztu podatkowego.       

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 grudnia 2013 r., sygn. akt ILPB1/415–997/13–2/IM

A zatem w przypadku samochodów bardzo rzadko będzie miał zastosowanie zapis art. 22g ust. 8 ustawy o PIT, wskazujący, że jeżeli nie można ustalić ceny nabycia środków trwałych, wartość początkową tych środków przyjmuje się w wysokości wynikającej z wyceny dokonanej przez podatnika, z uwzględnieniem cen rynkowych środków trwałych tego samego rodzaju z grudnia roku poprzedzającego rok założenia ewidencji lub sporządzenia wykazu oraz stanu i stopnia ich zużycia.

Ustalając wartość początkową podlegającą amortyzacji podatkowej, pamiętać też należy, że w myśl art. 22g ust. 11 ustawy o PIT, w razie gdy składnik majątku stanowi współwłasność podatnika, jego wartość początkową ustala się w takiej proporcji jego wartości, w jakiej pozostaje udział podatnika we własności tego składnika majątku. Zasada ta nie ma zastosowania do składników majątku stanowiących wspólność majątkową małżonków, chyba że małżonkowie wykorzystują składnik majątku w działalności gospodarczej prowadzonej odrębnie.

WARTOŚĆ POCZĄTKOWA PRZY WSPÓŁWŁASNOŚCI         

Podatnik nie ma obowiązku stosować proporcji do udziału we współwłasności – pod warunkiem że jego żona nie wykorzystuje samochodu w działalności gospodarczej prowadzonej odrębnie.         

Interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 11 lutego 2014 r., sygn. akt ITPB1/415–1164/13/AK   

W przypadku aut używanych przez podatników do działalności gospodarczej, a będących współwłasnością małżonków, warto mieć oświadczenie podatnika, że auto służy wyłącznie działalności gospodarczej.

Ujęcie zakupu w księgach rachunkowych   

Koszty związane z zakupem samochodu ciężarowego ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych (faktur, rachunków, dowodów opłat) zapisami:     

1. Faktura za zakup, kontrolę i przegląd oraz wszelkie nakłady zwiększające wartość początkową samochodu ciężarowego:

Wn „Rozliczenie zakupu” – wartość netto i VAT niepodlegający odliczeniu,

  Wn „VAT naliczony i jego rozliczenie VAT” – w części podlegającej odliczeniu,

Ma „Pozostałe rozrachunki” – wartość brutto.

2. Opłata recyklingowa oraz za rejestrację samochodu:

Wn „Rozliczenie zakupu”,

Ma „Kasa” lub „Rachunek bieżący”.

3. OT – wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych:

Wn „Środki trwałe”,

Ma „Rozliczenie zakupu”.

Koszty dotyczące samochodu poniesione po wprowadzeniu go do ewidencji środków trwałych nie zwiększają jego wartości początkowej. Podlegają zaliczeniu do kosztów działalności operacyjnej w miesiącu ich poniesienia. Należy je ująć w księgach zapisem:

Wn „Koszty według rodzajów” – właściwe konto, np. „Usługi obce”,

Ma „Rozliczenie zakupu”.

Wszystkie wymienione powyżej elementy będą tworzyły wartość początkową nabytego samochodu. Przy czym szczególną uwagę na VAT muszą zwrócić podatnicy, którzy prowadzą tzw. działalność mieszaną, tzn. wykonują czynności opodatkowane i czynności korzystające ze zwolnienia z VAT. Przy odliczaniu VAT od wydatków na samochód wykorzystywany do działalności opodatkowanej i zwolnionej z VAT podatnik musi uwzględnić zarówno ustawowe ograniczenia w odliczaniu VAT, jak i wskaźnik proporcji.

Przykład

Wartość początkowa samochodu osobowego wykorzystywanego w działalności mieszanej Spółka z o.o. wykonuje czynności opodatkowane, jak też zwolnione z VAT. W lipcu 2015 roku kupiła samochód osobowy za 120.000 zł netto + 27.600 zł VAT. Dla tego auta nie będzie prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu, w związku z tym generalnie od jego zakupu można odliczyć 50% kwoty VAT. Dodatkowo, w związku z wykorzystywaniem tego samochodu do działalności mieszanej, podatnik powinien uwzględnić stosowany wskaźnik proporcji. Zakładając, że wynosi on 80%, od zakupu podatnik odliczy VAT w wysokości 11.040 zł, tj. [(27.600 zł × 50%) × 80%].    

Zatem wartość początkowa tego samochodu będzie wynosiła 120.000 zł + (27.600 zł – 11.040 zł) = 136.560 zł.            

VAT niepodlegający odliczeniu zwiększył wartość początkową samochodu ujętą na koncie „Środki trwałe” i od tej wartości będzie w przyszłości naliczana amortyzacja.  

Przykład

Wartość początkowa samochodu ciężarowego wykorzystywanego w działalności mieszanej Podatnik prowadzący działalność gospodarczą opodatkowaną na zasadach ogólnych i prowadzący PKPiR wykonuje czynności mieszane (opodatkowane i zwolnione z VAT).

Do tych celów w sierpniu 2015 roku kupił samochód ciężarowy. Pojazd spełnia wymogi art. 86a ust. 9 pkt 2 ustawy o VAT. Podatnik za pojazd zapłacił 60.000 zł netto + 13.800 zł VAT. Ma prawo do odliczenia całej kwoty VAT naliczonego przy jego zakupie. Przy czym z uwagi na to, że samochód będzie wykorzystywany do działalności mieszanej (opodatkowanej i zwolnionej), podatnik powinien uwzględnić stosowany wskaźnik proporcji. Zakładając, że wynosi on 22%, od ww. zakupu podatnik odliczy VAT w wysokości 3.036 zł, tj. 13.800 zł × 22%.

Wartość początkowa samochodu będzie wynosiła 60.000 zł + (13.800 zł – 3.036 zł) = 70.764 zł. W PKPiR VAT niepodlegający odliczeniu nie będzie ujmowany – będzie on stanowił podstawę do naliczania odpisów amortyzacyjnych od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia auta do użytkowania.        

Po zakończeniu roku podatkowego podatnik prowadzący działalność mieszaną dokonuje obliczenia struktury obrotów dla tego właśnie roku. Na podstawie tak obliczonej struktury koryguje rozliczenia podatku naliczonego za cały miniony rok podatkowy. W przypadku samochodów (środków trwałych) o wartości początkowej przekraczającej 15.000 zł okres korekty wynosi 5 lat.

Podatnicy, którzy nabyli samochody w 2016 roku, pierwszej korekty dokonają po zakończeniu roku, w którym nabyty samochód – środek trwały został oddany do użytkowania, natomiast kolejne korekty dokonywane będą przez kolejne 4 lata. W każdym roku korektą obejmowana jest jedna piąta kwoty podatku naliczonego przy nabyciu.

Ujęcie korekty w księgach rachunkowych  

Ewidencja korekty podatku naliczonego przebiegać będzie zapisami:       

A. Korekta zwiększająca kwotę podatku naliczonego podlegająca odliczeniu od podatku należnego:

Wn „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

Ma „Pozostałe przychody operacyjne” – korekta VAT naliczonego – zwiększenie.

B. Korekta zmniejszająca kwotę podatku naliczonego podlegająca odliczeniu od podatku należnego:

Wn „Pozostałe koszty operacyjne” – korekta VAT naliczonego – zmniejszenie,

Ma „VAT naliczony i jego rozliczenie”.

Nabycie auta za granicą       

Spółka SA nabyła w Niemczech samochód osobowy za 15.000 euro. Kurs średni NBP z dnia poprzedzającego zakup wynosił 4,15 zł. Wartość początkowa auta (pomijając inne dodatkowe koszty) wyniesie zatem 15.000 euro × 4,15 zł = 62.250 zł.    

Cenę nabycia wyrażoną w walucie obcej należy skorygować o różnice kursowe, naliczone do dnia przekazania samochodu do używania, oraz zmniejszyć o podatek VAT, z wyjątkiem przypadków, gdy zgodnie z odrębnymi przepisami podatek ten nie stanowi podatku naliczonego albo podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty podatku należnego o podatek naliczony bądź zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o VAT. W przypadku importu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.

Warto zapamiętać:

  • Koszty rejestracji auta doliczamy do wartości początkowej, jeśli dopiero po dopuszczeniu samochodu do ruchu drogowego po jego rejestracji można uznać, że jest on zdatny do użytku. W szczególności dotyczy to samochodów nowych.
  • Koszty związane z zakupem samochodu ciężarowego ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych (faktur, rachunków, dowodów opłat).
  • W przypadku importu samochodu cena nabycia obejmuje cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.

Zbiór informacji o rozliczanie kosztów związanych z wykorzystywaniem auta w firmie zawarliśmy w e-kursie Prawidłowe rozliczanie kosztów związanych z wykorzystywaniem auta w firmie.

Po szkoleniu zdobędziesz pewność jak prawidłowo ująć zakup samochodu na potrzeby firmy w księgach rachunkowych, jak ewidencjonować koszty eksploatacji samochodów będących majątkiem firmy, jak prawidłowo rozliczać koszty paliwa, jak zgodnie z przepisami rozliczać prywatny samochód w działalności gospodarczej.

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
wiper-pixel