Upewnij się, jak prawidłowo zawierać umowy

Upewnij się, jak prawidłowo zawierać umowy

Upewnij się, jak prawidłowo zawierać umowy

Kodeks cywilny przewiduje dowolność formy zawieranej umowy. Są jednak przypadki, w których ustawa stawia stronom umowy pewne wymogi co do niej. Niedopełnienie przewidzianej przez prawo formy może mieć różne skutki. Dowiedz się, o czym musisz pamiętać zawierając umowę, by była ważna.

Z umową mamy do czynienia nie tylko w sytuacji, gdy dwie strony podpisują się pod sporządzonym na piśmie dokumentem. Umowa w większości przypadków może bowiem zostać zawarta w dowolnej formie, w tym przede wszystkim ustnie. Przecież robiąc zakupy na targu, w istocie rzeczy zawieramy umowę sprzedaży, a wcale nie podpisujemy żadnych dokumentów. Choć co do zasady w polskim prawie mamy do czynienia ze swobodą wyboru formy czynności prawnej, to jednak zachęcamy Cię do każdorazowego potwierdzania wszelkich zobowiązań w formie pisemnej. Z pewnością ułatwi to w razie sporu postępowanie dowodowe, pozwoli na zaoszczędzenie czasu i uniknięcie niepotrzebnego stresu.

Jakie są szczególne formy dokonywania czynności prawnych
W pierwszej kolejności wyjaśnijmy, że forma czynności prawnej to sposób, w jaki dochodzi do uzewnętrznienia woli strony. Polski ustawodawca przewidział zasadę dowolności formy czynności prawnych, co oznacza, że umowa może zostać zawarta przez każde zachowanie się podmiotu, które ujawnia jego wolę w dostateczny sposób. Jest jednak oczywiste, że wspomniana zasada nie ma charakteru absolutnego i nie wszystkie umowy mogą zostać zawarte w niesformalizowany sposób, bez zachowania szczególnej formy czynności prawnej. Obowiązek dochowania określonej formy umowy może mieć źródło w ustawie, ale też w umowie stron. Zapamiętaj więc, że umowa może zostać zawarta w każdy możliwy sposób, w tym w szczególności ustnie, jak również w sposób dorozumiany (na przykład poprzez zajęcie miejsca w autobusie zawieramy umowę przewozu), chyba że ustawa albo umowa wymaga zachowania szczególnej formy czynności.

Aktualnie ustawodawca wyróżnia sześć następujących szczególnych form dokonywania czynności prawnych:

  • zwykłą formę pisemną niewymagającą szerszego komentarza. Jest oczywiste, że aby doszło do zawarcia umowy, niezbędne jest złożenie przez każdą ze stron podpisu pod tekstem dokumentu;
  • formę pisemną z urzędowo poświadczoną datą w takim przypadku mamy wiążące potwierdzenie, że dana czynność została dokonana we wskazanym w dokumencie dniu. Poświadczenia dokonuje najczęściej notariusz, ale może to być również upoważniony do tego organ państwowy albo organ samorządu terytorialnego;
  • formę pisemną z podpisami notarialnie lub urzędowo poświadczonymi w takim przypadku najczęściej notariusz, ale może być to także powołany do tego organ, stwierdza własnoręczność złożonego pod tekstem podpisu;
  • formę aktu notarialnego z którą spotkać można się przy okazji obrotu nieruchomościami całość dokumentu sporządza notariusz, w tym stwierdza jego podpisanie przez stające do aktu osoby;
  • formę elektroniczną wola stron musi zostać wyrażona w formie elektronicznej i do tego opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu;
  • formę dokumentową - do jej zachowania konieczne jest złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie, z tym, że dokumentem w rozumieniu tych przepisów jest każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią, czyli na przykład wiadomość e-mailowa czy SMS. Najważniejszą przesłanką, która musi zajść, aby czynność prawna została dokonana w formie dokumentowej, jest możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie w tej formie. Ustawodawca niestety nie precyzuje, co dokładnie rozumie przez możliwość identyfikacji podmiotu składającego oświadczenie, co w praktyce może rodzić spore trudności. Z uwagi na niedawne wprowadzenie regulacji brak jest również orzecznictwa, które wskazywałoby na prawidłową interpretację przepisu.

Jakie skutki ma naruszenie wymogów dokonania czynności prawnej
Kodeks cywilny przewiduje dowolność formy zawieranej umowy. Są jednak przypadki, w których ustawa stawia stronom umowy pewne wymogi co do niej. Niedopełnienie przewidzianej przez prawo formy może mieć różne skutki, Kodeks cywilny przewiduje bowiem trzy różne rygory (sankcje, konsekwencje) naruszenia wymogów ustawy w tym zakresie.

Po pierwsze, ustawa może wymagać dokonania czynności w jednej z wymienionych wyżej form pod rygorem nieważności. W tym przypadku umowa zawarta wbrew wymogom co do formy stawianym przez ustawodawcę jest nieważna, a zatem nie możemy z niej wywodzić żadnych praw i obowiązków – umowa nie będzie istniała. W praktyce z sankcją tą spotkamy się przede wszystkim wtedy, gdy ustawa wymaga, aby umowa została zawarta w formie aktu notarialnego. Jak powszechnie wiadomo, sprzedaż nieruchomości wymaga sporządzenia umowy właśnie w formie aktu notarialnego. Bez dopełnienia tego obowiązku, nawet jeżeli zapłacimy drugiej stronie cenę nabycia nieruchomości i ta zostanie nam wydana, nie staniemy się jej właścicielami. Umowa będzie nieważna również w innych wypadkach, gdy ustawa wprost w swoich przepisach przewiduje taki rygor naruszenia formy. Kodeks cywilny, w części dotyczącej poszczególnych umów, sankcję nieważności przewiduje w razie niedochowania formy pisemnej tylko kilku umów, w tym na przykład leasingu i poręczenia. W treści przepisów regulujących te umowy znajdujemy zastrzeżenie, że „umowa powinna być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności”. Tylko zatem w przypadku, gdy ustawa wprost wskazuje na taki skutek uchybienia w zakresie formy, zawarta przez nas w niewłaściwej formie umowa będzie nieważna.

Rygor nieważności to bardzo istotna kwestia, która może przesądzić o istnieniu zawartej umowy. 

Nie oznacza to jednak, że wszystkie inne umowy możemy zawierać bez żadnych konsekwencji, w dowolnie wybranej formie. Drugim z rygorów przewidzianych przez Kodeks cywilny jest bowiem rygor dowodowy. Tutaj mamy jednak dobrą informację dla adresatów e-kursu, czyli przedsiębiorców – sankcja ta nie ma bowiem zastosowania właśnie w stosunkach między przedsiębiorcami. W każdym zatem przypadku, gdy Kodeks cywilny w swoich przepisach stanowi, że „Umowa X powinna zostać zawarta w formie dokumentowej”, co zachodzi na przykład w umowie pożyczki przekraczającej 1.000 zł, niedopełnienie tego obowiązku nie będzie pociągało za sobą dla zawierających taką umowę w nieodpowiedniej formie przedsiębiorców konsekwencji, które przewidziane są dla pozostałych uczestników obrotu. Sprowadza się to do tego, że nawet jeżeli przedsiębiorcy zawrą umowę pożyczki kwoty przekraczającej 1.000 zł ustnie, to mimo że ustawa wymaga dla takiej umowy formy dokumentowej, przedsiębiorcy będą mogli w sporze powoływać świadków, którzy mogliby potwierdzić okoliczności i treść zawartej umowy. Pozostali uczestnicy obrotu są co do zasady takiej możliwości pozbawieni. Podkreślamy jednak, że powyższe ma zastosowanie wyłącznie pomiędzy przedsiębiorcami, a nigdy gdy jedną ze stron nie jest przedsiębiorca.

Ostatnią z sankcji niedochowania prawidłowej formy czynności prawnej jest niewywołanie przez umowę określonych skutków. Rygor ten ma takie znaczenie, że czynność dokonana w nieprawidłowej formie będzie ważna, ale wywoła skutki inne niż pierwotnie założone. Za przykład posłużyć może umowa najmu nieruchomości na czas dłuższy niż rok. Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego umowa taka powinna zostać zawarta na piśmie, ale niezachowanie przewidzianej przez prawo formy nie sprawia, że umowa najmu jest nieważna. Umowa taka będzie ważna, ale wywoła skutki inne niż te, które strony zamierzały osiągnąć. Nawet bowiem w przypadku, gdyby strony ustnie umówiły się, że zawierają umowę na dwa lata, to wobec niezachowania formy pisemnej, umowę najmu nieruchomości poczytuje się za zawartą na czas nieoznaczony.

Jak zostało już zaznaczone, rygor czynności prawnej może mieć źródło w ustawie, ale mogą określić go również w umowie same strony. Najpopularniejszą klauzulą wprowadzaną do umów w tym zakresie jest postanowienie o następującym brzmieniu „Każda zmiana umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności”. Wprowadzając do umowy tego rodzaju zastrzeżenie, musimy liczyć się z tym, że ustne porozumienia dokonywane przez strony będą nieważne i żadna ze stron nie będzie mogła skutecznie powoływać się na takie modyfikacje umowy.

Chcielibyśmy przedstawić kilka przykładów, które uzmysłowić mogą istotę form czynności prawnych. Wszystkie przedstawione sytuacje dotyczą przedsiębiorców. W stosunku do podmiotów nieposiadających tego statusu obowiązywać będą nieco inne zasady.

Przykład

Strony będące przedsiębiorcami pozostają w stałej współpracy, polegającej na regularnym nabywaniu przez jedną z nich (nabywcę) od drugiej (zbywcy) surowców niezbędnych w prowadzonej produkcji. Strony porozumiewają się wyłącznie telefonicznie, nie sporządzają pisemnych umów, a jedynym udokumentowanym śladem potwierdzającym istnienie transakcji są wystawiane faktury VAT. Nabywca ma problemy finansowe i nie płaci zbywcy w terminie. Zbywca chciałby wystąpić do sądu przeciwko drugiemu z przedsiębiorców, jednak wydaje mu się, że skazany jest na porażkę, ponieważ nie ma z nim zawartej umowy. Nic bardziej mylnego, umowa została zawarta w formie ustnej, a Kodeks cywilny nie stawia umowie sprzedaży ruchomości żadnych szczególnych wymogów co do formy, co oznacza, że ustnie zawarta umowa jest ważna i skuteczna. Zbywca będzie mógł wykazywać przed sądem fakt zawarcia umowy wszelkimi dostępnymi środkami dowodowymi, w tym w szczególności zeznaniami świadków, którzy potwierdzić mogą, że przedsiębiorca składał zamówienia, zbywca dostarczał je i umowa była realizowana.

 

Przykład

Strony będące przedsiębiorcami zawarły pisemną umowę zlecenia. W umowie brak jest regulacji co do formy zmiany umowy. Po kilku miesiącach trwania umowy strony ustnie porozumiały się, że od kolejnego miesiąca wynagrodzenie zleceniobiorcy wzrośnie o 500 zł. Dokonana ustnie modyfikacja w zakresie wynagrodzenia jest ważna i skuteczna. Podobnie jak w przykładzie numer 1, w razie sporu sądowego uprawniony będzie mógł wszelkimi środkami dowodowymi wykazywać, że porozumiał się ze zleceniodawcą co do podwyższenia wynagrodzenia. Ani ustawa, ani zawarta przez strony umowa nie narzuca obowiązku zachowania określonej formy zmiany umowy zlecenia pod rygorem nieważności, a więc umowa może zostać zmieniona w dowolnej formie[2] .

Przykład

Strony będące przedsiębiorcami zawarły pisemną umowę zlecenia, w której zawarły następujące postanowienie: „Każda zmiana niniejszej umowy wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności”. Ustnie strony porozumiały się, że od kolejnego miesiąca wynagrodzenie zleceniobiorcy wzrośnie o 500 zł. W razie sporu sądowego zleceniobiorca nie będzie mógł powoływać się na ustnie dokonaną podwyżkę wynagrodzenia. Skoro zgodnie z umową zmiana miała być dokonana w formie pisemnej pod rygorem nieważności, to uchybienie w tym zakresie skutkować będzie nieważnością dokonanej modyfikacji i brakiem możliwości skutecznego domagania się wykonywania umowy w zmienionym kształcie.

Jak w prosty sposób konstruować umowę

Najważniejsza w umowie jest jej warstwa merytoryczna, jednak dla przejrzystości tekstu należy zadbać o jego prawidłowe ułożenie w jednostkach redakcyjnych.

Każdą umowę rozpoczynamy od jej zatytułowania. Pamiętajmy jednak, że to nie nazwa umowy, a jej treść decyduje o jej faktycznym charakterze. Nawet jeżeli nazwiemy umowę użyczeniem, a będziemy pobierać pieniądze za udostępnienie rzeczy, to taka umowa użyczeniem nie będzie. Jeżeli umowa, którą zawieramy, została uregulowana w Kodeksie cywilnym, zatytułujmy ją w taki sposób jak nazywa ją ustawodawca. Jeżeli zawieramy natomiast tak zwaną umowę „nienazwaną”, czyli taką, której uregulowania nie znajdziemy wprost w przepisach prawa, nazwijmy ją w sposób możliwie bliski jej sensowi. Często spotykane umowy pozakodeksowe to np. kontrakt menadżerski, umowa know-how, umowa outsourcingu, umowa sponsoringu. W razie zawierania dużej liczby podobnych umów nadawajmy im numery. Zależnie od potrzeb X/YYYY, gdzie X to kolejny numer umowy w danym roku, a YYYY to rok, albo w razie zawierania bardzo dużej liczby umów X/MM/YYYY, gdzie X to kolejny numer umowy w danym miesiącu, MM to miesiąc, YYYY to rok.

Po tytule umowy znajduje się jej komparycja (nagłówek), w której oznaczamy miejsce, datę i strony, między którymi dochodzi do zawarcia umowy. 

Merytoryczna część umowy może zostać poprzedzona preambułą, czyli wstępem odwołującym się do przyczyn i okoliczności zawarcia umowy. W większości umów można zrezygnować z tego elementu, jednak preambuła może okazać się przydatna przy zawieraniu umów ramowych, a także ugód, w których w sposób ogólny chcemy określić cel i zamiar stron.

Dokładna systematyka umowy ułatwi jej redakcję i pozwoli uniknąć nieporozumień.

Merytoryczna część umowy podzielona powinna zostać na następujące jednostki redakcyjne:

a) paragrafy, które oznaczamy cyfrą/liczbą: „§ 1”,

b) ustępy, które oznaczamy cyfrą z kropką: „1.”, a przy powoływaniu w skrócie „ust. 1”,

c) punkty, które oznaczamy cyfrą z nawiasem z prawej strony: „1)”, a przy powoływaniu w skrócie „pkt 1”,

d) litery, które oznaczamy literą alfabetu z nawiasem z prawej strony:

„a)”, a przy powoływaniu w skrócie „lit. a”,

e) tirety, które oznaczamy znakiem „–”.

Nie polecamy używania w umowach jednostki redakcyjnej, jaką jest „artykuł” – jest to jednostka zarezerwowana dla aktów prawnych o charakterze ustawowym i nie ma zwyczaju wykorzystywania jej w umowach.

Dowiedz się, jak oznaczać strony i jakie są zasady reprezentacji

Niezwykle ważnym elementem umowy jest jej komparycja („nagłówek” umowy, czyli to, co znajduje się ponad jej merytorycznymi postanowieniami), w którym oznaczamy między innymi strony zawierające umowę. O ile w przypadku osób fizycznych element ten co do zasady nie powoduje większych problemów, o tyle oznaczanie spółek, zarówno osobowych, jak i kapitałowych, może wzbudzać pewne wątpliwości. Najwięcej problemów sprawia niezwykle popularna w Polsce forma prowadzenia działalności gospodarczej w postaci spółki cywilnej. Poniżej zostaną wskazane poprawne sposoby oznaczania stron umowy wraz z omówieniem reprezentacji podmiotów niebędących osobami fizycznymi. Następnie omówimy dodatkowo zasady reprezentacji przez pełnomocnika. Oczywiście podane sposoby oznaczania stron są jedynie propozycjami i sposób formułowania nagłówka może odbiegać od podanych wzorów. Wszystkie oznaczenia przedstawiamy jako wzór plus przykład. 

  1. Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

Zacznijmy więc od tego co najprostsze, a zatem oznaczenia strony, którą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej:

Prawidłowe oznaczenie kontrahenta to bardzo istotna sprawa, gdyż może okazać się, że zawarłeś umowę z nieistniejącym podmiotem.

Przykład

 

 

Umowa zawarta pomiędzy:

1. _____imię i nazwisko_____, zamieszkałym w _____miejscowość, kod pocztowy_____ ul. ___________adres____________ legitymującym się dowodem osobistym wydanym przez

_________________organ wydający dowód osobisty__________________ numer _____numer dowodu osobistego_____, posiadającym nadany numer PESEL

_____numer PESEL_____,

a

2. Janem Kowalskim, zamieszkałym w Warszawie 00–000, ul. Piękna 15 m. 25, legitymującym się dowodem osobistym wydanym przed Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy numer XXX000000, posiadającym nadany numer PESEL 00000000000.

 

Pamiętajmy, aby przed podpisaniem umowy zawsze zweryfikować dane podawane nam przez kontrahenta – poprośmy go o okazanie nam dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Potwierdźmy, czy wskazany w dowodzie osobistym adres zameldowania jest adresem, gdzie faktycznie przebywa. Jeżeli nie, wpiszmy w umowę rzeczywisty adres zamieszkania drugiej strony. W razie sporu sądowego dotyczącego umowy pozwoli nam to na uniknięcie ewentualnych problemów ze skutecznym doręczaniem korespondencji sądowej, co może uniemożliwić prowadzenie procesu. W aktualnie obowiązującym stanie prawnym adres zameldowania stracił już na znaczeniu i ważne, abyśmy znali miejsce, w którym nasz kontrahent faktycznie mieszka. Przypominamy, że w najnowszych dowodach osobistych nie znajdziemy żadnego adresu – czy to zameldowania, czy zamieszkania. Również przy okazji takiego dowodu osobistego zaznaczmy kontrahentowi, że interesuje nas faktyczny adres zamieszkania.

  1. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą

Nieco bardziej rozbudowany nagłówek potrzebny będzie, gdy stroną umowy jest przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, podlegający wpisowi do CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). W takim przypadku proponujemy następujące oznaczenie:

Przykład

Umowa zawarta pomiędzy:

  1. ______imię i nazwisko______, zamieszkałym w ___miejscowość, kod pocztowy___ ul. ________adres_________ legitymującym się dowodem osobistym wydanym przez _______organ wydający dowód osobisty________ numer _____numer dowodu osobistego_____, posiadającym nadany numer PESEL _____numer PESEL_____ – indywidualnym przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG (odpis w załączeniu), prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą ____________firma_______________, adres głównego miejsca wykonywania działalności ______miejscowość, kod pocztowy________, ul. _________adres_________, NIP _____NIP_____, a
  2. Janem Kowalskim, zamieszkałym w Warszawie 00–000, ul. Piękna 15 m. 25, legitymującym się dowodem osobistym wydanym przez Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy numer XXX000000, posiadającym nadany numer PESEL 00000000000 – indywidualnym przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG (odpis w załączeniu), prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą „Jan Kowalski Transport”, adres głównego miejsca wykonywania działalności: Warszawa 00–000, ul. Przemysłowa 5, NIP 0000000000.

Istotnym elementem w oznaczeniu osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą jest prawidłowe wskazanie firmy przedsiębiorcy – w przykładzie „Jan Kowalski Transport”. Należy zapamiętać, że elementem firmy każdej osoby prowadzącej indywidualną działalność gospodarczą jest jej imię i nazwisko. Firma może zawierać oczywiście dodatkowe, dowolnie obrane elementy, wskazujące na przykład, tak jak w zaproponowanym wzorze, na przedmiot działalności, ale nie jest to konieczne. Firma może składać się wyłącznie z imienia i nazwiska. Nie może natomiast polegać jedynie na oznaczeniu takim jak „PHU Samochody”. Takie okrojone oznaczenie jest błędne i nie powinno znaleźć się w umowie.

Abyśmy mieli pewność, że wskazywana w umowie firma i inne dane kontrahenta są prawidłowe, zajrzyjmy do odpisu z CEIDG, który znaleźć możemy on-line, na stronie internetowej Ministerstwa Rozwoju pod adresem: ceidg.gov.pl. Po wejściu na stronę internetową wybrać należy zakładkę „Baza Przedsiębiorców” i tam uzupełnić puste pola danymi kontrahenta (nie trzeba wypełnić wszystkich pól). Poniżej trzeba jeszcze przepisać kod z wyświetlającej się grafiki i nacisnąć przycisk „Szukaj”. Na wyświetlonej liście wybierzmy naszego kontrahenta. Otrzymamy pełne informacje na temat działalności gospodarczej danej osoby, jakie dostępne są jawnie. U dołu strony możemy wybrać przycisk „Drukuj/Pobierz PDF”, co pozwoli nam ściągnąć te informacje i wydrukować je, a następnie załączyć do umowy, do czego zachęcamy. Warto zwłaszcza zwrócić uwagę na to, czy dany przedsiębiorca ma aktualnie zawieszoną działalność gospodarczą, a pomimo tego stara się ją wykonywać. Powinno to być ostrzeżenie co do wiarygodności kontrahenta.

Zwróćmy uwagę, że w razie sporu sądowego dotyczącego umowy wszelkie doręczenia wobec indywidualnych przedsiębiorców – osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, powinny następować wprawdzie na udostępniony w CEIDG adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej, jednakże w praktyce dobrze zawrzeć w umowie również adres zamieszkania naszego kontrahenta, na przykład na wypadek gdyby zaprzestał prowadzenia działalności gospodarczej i utracił status przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG.

 

3. Spółka cywilna

Przejdźmy teraz do spółki cywilnej, jednej z popularniejszych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, a jednocześnie sprawiającej przy określaniu stron umowy w praktyce najwięcej kłopotów. Poniższe oznaczenie, choć bardzo rozbudowane, daje nam pewność, że oznaczenie strony jest prawidłowe:

Pamiętaj, że umowę zawierają wspólnicy spółki cywilnej, a nie sama spółka.

Umowa zawarta pomiędzy:

1. ______imię i nazwisko______, zamieszkałym w ____miejscowość, kod pocztowy____ ul. ___________adres____________ legitymującym się dowodem osobistym wydanym przez _______________                              numer                                _____        _____,

organ wydający dowód osobisty      numer dowodu osobistego

posiadającym nadany numer PESEL _____numer PESEL _____ – indywidualnym przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG (odpis w załączeniu), prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą __________________firma_____________________, adres głównego miejsca wykonywania działalności _____________miejscowość, kod pocztowy ________, ul. ________________adres________________, NIP ______NIP________ i

______imię i nazwisko______, zamieszkałym w ____miejscowość, kod pocztowy

_____ ul. ___________adres____________

legitymującym się dowodem osobistym wydanym przez _______

organ wydający dowód osobisty________ numer _____numer dowodu osobistego_____, posiadającym nadany numer PESEL _____numer PESEL _____ – indywidualnym przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG (odpis w załączeniu), prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą __________________firma_____________________, adres głównego miejsca wykonywania działalności ____________miejscowość, kod pocztowy ________, ul. ________________adres________________, NIP ______NIP________, działającymi w ramach wspólnie wykonywanej działalności gospodarczej prowadzonej w formie spółki cywilnej, NIP spółki cywilnej _______NIP spółki cywilnej_________,

których reprezentuje ______imię i nazwisko wspólnika_______ – wspólnik upoważniony do samodzielnego działania na podstawie

_________________wskazanie „art. 866 k.c. w zw. z art. 865 k.c.”/paragrafu umowy spółki/uchwały wspólników_______________________________,

a

2. Janem Kowalskim, zamieszkałym w Warszawie 00–000, ul. Piękna 15 m. 25, legitymującym się dowodem osobistym wydanym przed Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy numer XXX000000, posiadającym nadany numer PESEL 00000000000 – indywidualnym przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG, (odpis w załączeniu), prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą „Jan Kowalski BAND”, adres głównego miejsca wykonywania działalności Zgierz 00–000, ul. Relaksowa 15 , NIP 0000000000 i

Janem Nowakiem, zamieszkałym w Warszawie 00–000, ul. Złota 55 m. 25, legitymującym się dowodem osobistym wydanym przed Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy numer XXX000000, posiadającym nadany numer PESEL 00000000000, prowadzącym działalność gospodarczą pod firmą „Jan Nowak BAND”, adres głównego miejsca wykonywania działalności Zgierz

00–000, ul. Relaksowa 16, NIP 0000000000, działającymi w ramach wspólnie wykonywanej działalności gospodarczej prowadzonej w formie spółki cywilnej, NIP spółki cywilnej 0000000000,

których reprezentuje Jan Kowalski – wspólnik upoważniony do samodzielnego działania na podstawie § 5 umowy spółki z 12 maja 2009 r. (kserokopia umowa spółki stanowi załącznik do umowy).

Już sama objętość oznaczenia strony świadczy o wysokim stopniu skomplikowania formułowania komparycji umowy zawieranej z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej. W przypadku spółki cywilnej przede wszystkim należy pamiętać, że spółka nie ma podmiotowości prawnej, nie może nabywać praw i zaciągać zobowiązań. Spółka cywilna jest bowiem jedynie umową, a nie podmiotem prawa. Gdy mamy do czynienia ze spółką cywilną, stroną umowy zawsze będą zatem łącznie wszyscy jej wspólnicy działający w ramach spółki, a nie ona sama! To poważna różnica w stosunku do omawianych w dalszej części lekcji spółek osobowych.

Jeżeli chodzi o reprezentację w spółce cywilnej, to w pierwszej kolejności wskazać należy na model reprezentacji przyjęty przez ustawodawcę, który strony mogą dowolnie modyfikować. Zgodnie z art. 866 w zw. z art. 865 Kodeksu cywilnego modelowo każdy ze wspólników jest umocowany do samodzielnego podejmowania czynności nieprzekraczających zakresu zwykłego zarządu, jak również czynności nagłych, których zaniechanie mogłoby narazić spółkę na niepowetowane straty. Każdy ze wspólników może zatem samodzielnie podpisać umowę, która swoim zakresem nie przekracza czynności zwykłego zarządu lub stanowi tzw. czynność nagłą. Natomiast do dokonania czynności, które przekraczają powyższy zakres, potrzebny jest już podpis wszystkich wspólników. Z uwagi na częste trudności w jednoznacznym zakwalifikowaniu danej czynności do takiej, która przekracza bądź nie przekracza zakresu zwykłych czynności spółki, a tym samym stwierdzeniu, czy do konkretnej czynności wystarczy nam podpis jednego czy wszystkich wspólników, dla bezpieczeństwa, w sytuacji gdy będą mieli Państwo co do tego wątpliwości, w praktyce proponujemy wymagać złożenia podpisu przez wszystkich wspólników spółki cywilnej.

Inaczej będzie, gdy w umowie spółki cywilnej zmodyfikowane zostaną kodeksowe zasady reprezentacji i wspólnicy w umowie postanowią na przykład, że każdy z nich może dokonywać wszystkich czynności samodzielnie, bez względu na to, czy dana czynność będzie przekraczać zakres zwykłych czynności spółki, czy też nie. Wspólnicy mogą także w umowie spółki posłużyć się ograniczeniami, na przykład kwotowymi, dla zakresu samodzielnej reprezentacji przez każdego z nich. W sytuacji gdy umowa ma zostać podpisana przez jednego wspólnika powołującego się na postanowienie umowne upoważniające go do samodzielnego dokonania czynności – tak jak w podanym przez nas przykładzie, zadbajmy, aby umowa spółki cywilnej została okazana nam przed podpisaniem umowy, a jej kserokopia znalazła się w załącznikach do umowy.

Inną możliwością, w której spółkę reprezentuje jeden wspólnik, jest sytuacja, gdy posługuje się on w tym celu uchwałą wspólników spółki cywilnej w imieniu której ma działać. I w tym przypadku załączmy do umowy kopię wcześniej okazanej uchwały.

4. Spółki handlowe

Zanim przejdziemy do wskazania proponowanych przez nas sposobów oznaczania stron będących spółkami handlowymi, kilka słów o reprezentacji tych podmiotów. Kodeks spółek handlowych przewiduje istnienie sześciu rodzajów spółek – czterech osobowych, to jest spółki jawnej, partnerskiej, komandytowej i komandytowo-akcyjnej, i dwóch spółek kapitałowych, to jest spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej. Część zasad reprezentacji wspólna jest dla wszystkich spółek, część odnosi się tylko do danej grupy – spółek osobowych bądź kapitałowych, a część w ogóle charakterystyczna jest tylko dla poszczególnych ich rodzajów. W przypadku każdej spółki handlowej zapamiętać trzeba, iż to spółka, a nie jej wspólnicy czy członkowie zarządu są stroną umowy! Wspólnicy albo członkowie zarządu jedynie reprezentują spółkę, co znaleźć musi wyraz w oznaczeniu strony umowy, ale z samej umowy, którą podpisują, reprezentując spółkę, co do zasady nie wynikają dla nich bezpośrednio żadne prawa lub obowiązki. Jest to najważniejsza różnica między spółkami handlowymi a spółką cywilną. Używając dalej zwrotu spółka, odnosić będziemy się do spółek handlowych, a nie spółki cywilnej.

Zacznijmy od zasad, które zastosowanie będą miały do wszystkich rodzajów spółek handlowych.

Przede wszystkim pamiętać należy, że ustalenie prawidłowej reprezentacji każdej spółki w umowie zapewni nam zapoznanie się z danymi zawartymi w KRS. Podobnie jak w przypadku CEIDG, odpisy z KRS dostępne są on-line na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości pod adresem: https://www.ms.gov.pl/. W znajdujących się na górze strony internetowej zakładkach wybrać musimy „Rejestry i Ewidencje”, a następnie opcję Krajowy Rejestr Sądowy. Zostaniemy przekierowani na stronę elektronicznego dostępu do KRS i spośród wyświetlających się opcji wybrać należy „Wyszukiwarkę podmiotów w Krajowym Rejestrze Sądowym”. Wyszukując przedsiębiorcę, należy wybrać pole „Przedsiębiorcy”, a następnie wypełnić choćby jedno z pól dotyczących wyszukiwanego podmiotu. Po poprawnym przepisaniu kodu z obrazka i kliknięciu przycisku „Szukaj” uzyskamy listę przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS, spełniających podane kryteria. Po wybraniu podmiotu z listy otrzymujemy dostęp do danych KRS interesującej nas spółki. Strona internetowa pozwala na pobranie wydruku poprzez kliknięcie na przycisk „Pobierz wydruk”. W dziale drugim odpisu znajdują się informacje o osobach uprawnionych do reprezentacji spółki i sposobie reprezentacji. Szczegóły zagadnienia reprezentacji poszczególnych spółek zostaną omówione oddzielnie dla każdej z nich.

Uzyskany w powyżej opisany sposób wydruk z KRS powinien stanowić załącznik do zawieranej umowy. Co więcej, ważne, aby wydruk pochodził z dnia jej podpisania. Tylko zapewniając zgodność dat wydruku KRS i podpisania umowy, mamy pewność, że wskazana w umowie reprezentacja jest prawidłowa, a tym samym zawarliśmy umowę z upoważnioną do tego osobą.

Zawsze pamiętaj, żeby sprawdzić informacje o spółce w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Jeżeli zawieramy umowę z podmiotem reprezentowanym zgodnie z aktualnym odpisem z KRS, korzystamy z domniemania prawdziwości ujawnionych tam danych i mamy pewność, że nasz kontrahent nie będzie mógł skutecznie podważać skuteczności umowy, powołując się na wadliwą reprezentację. Nawet jeżeli ujawnione w KRS osoby w rzeczywistości nie są w chwili zawierania umowy osobami uprawnionymi do działania w imieniu spółki, to chronieni jesteśmy domniemaniem wynikającym z ustawy o KRS, zgodnie z którym mogliśmy działać w zaufaniu do ujawnionych w rejestrze danych. Jest tak jednak tylko w przypadku, gdy działamy w dobrej wierze, a zatem nie wiemy, że ujawniona w KRS reprezentacja jest nieprawidłowa.

Omówmy tę kwestię na przykładach:

Przykład

Zawieramy umowę ze spółką „Mgła sp. z o.o.”. W dniu zawarcia umowy sięgamy do odpisu z KRS i widzimy, że do samodzielnej reprezentacji spółki uprawniony jest członek zarządu Jan Kowalski. Zawieramy umowę ze spółką reprezentowaną przez Jana Kowalskiego. Po tygodniu od zawarcia umowy przychodzi do nas Józef Nowak, mówiąc, iż w dniu podpisania umowy Jan Kowalski nie był już członkiem zarządu, gdyż został odwołany z funkcji. Józef Nowak przedstawia nam uchwałę zgromadzenia wspólników potwierdzającą tę okoliczność. Zawierając umowę, nie wiedzieliśmy, że Jan Kowalski nie był już członkiem zarządu.

W takim przypadku umowa jest ważna i skuteczna – działaliśmy w zaufaniu do prawdziwości danych zawartych w KRS, dlatego czynność prawna nie może być skutecznie podważona.

Przykład

Zawieramy umowę ze spółką „Wizerunek sp. z o.o.”. W dniu zawarcia umowy sięgamy do odpisu z KRS i widzimy, że do samodzielnej reprezentacji spółki uprawniony jest członek zarządu Jan Kowalski. Ze względu na stałą współpracę ze spółką wiemy, że Jan Kowalski został odwołany z funkcji członka zarządu. Mimo tego zawieramy umowę ze spółką reprezentowaną przez Jana Kowalskiego.

W takiej sytuacji skuteczność umowy może zostać podważona, gdyż działaliśmy w złej wierze i będąc świadomi nieprawidłowej reprezentacji spółki, zawarliśmy umowę z osobą do tego nieupoważnioną. Nieznajomością stanu faktycznego, niezgodnego ze stanem ujawnionym w KRS, możemy się bowiem bronić, tylko jeżeli działamy w dobrej wierze. Oczywiście udowodnienie czyjejś świadomości pewnych faktów jest zabiegiem trudnym, jednakże zawsze istnieje ryzyko, że zawarta w złej wierze umowa zostanie podważona.

Przykład

 Zawieramy umowę ze spółką „Szkoła przetrwania sp. z o.o.”. W dniu zawarcia umowy sięgamy do odpisu z KRS i widzimy, że do samodzielnej reprezentacji spółki uprawniony jest członek zarządu Jan Kowalski. W dniu podpisania umowy stawia się reprezentant spółki – Józef Nowak, który przedstawia nam oryginał uchwały o powołaniu go do zarządu spółki.

Do zawartej umowy powinniśmy załączyć kserokopię okazanego oryginału uchwały. Członek zarządu nie musi być wpisany do KRS, aby móc reprezentować spółkę. Wpis ten ma jedynie charakter potwierdzający zaistniały stan rzeczy, dlatego jeżeli załączymy do umowy uchwałę o jego powołaniu, to umowa nie powinna zostać zakwestionowana, będzie ważna i skuteczna.

Co ważne, w ściągniętym odpisie z KRS znajdują się dane – imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentacji, ale również sposób reprezentacji. Możemy spotkać się z reprezentacją samodzielną i łączną, przewidującą konieczność współdziałania reprezentantów. W zakresie sposobu reprezentacji zawsze opieramy się na treści odpisu z KRS. Nawet jeżeli reprezentant przedkłada nam uchwałę zmieniającą obowiązującą w spółce reprezentację łączną na samodzielną, to nie możemy zawrzeć umowy z nim – występującym samodzielnie! Skuteczność zmiany sposobu reprezentacji jest uzależniona od wpisu do KRS i bez niego podjęta uchwała nie wywołuje skutków. W takim przypadku musimy oprzeć się zatem wyłącznie na danych z rejestru.

Przechodząc dalej, automatycznie nasuwa się pytanie, jakie skutki rodzi zawarcie umowy ze spółką reprezentowaną w nieprawidłowy sposób – czy to przez osoby do tego nieupoważnione, czy też wbrew przewidzianemu w spółce sposobowi reprezentacji. Stanowisko sądów i doktryny prawa jest w tym zakresie niejednolite, jednak aktualnie przyjmuje się raczej, że skutki będą takie same jak przy dokonaniu czynności z podmiotem reprezentowanym przez osobę nieposiadającą pełnomocnictwa lub przekraczającą jego zakres[3]. Czynność może zatem wywoływać skutki, jednak wymaga potwierdzenia przez prawidłowego reprezentanta podmiotu. Bez uzyskania potwierdzenia umowa nie będzie skuteczna, rzekomy reprezentant zobowiązany będzie do zwrotu tego co otrzymał w wyniku zawarcia umowy oraz żądać będziemy mogli od niego naprawienia szkody.

Jeszcze jedna techniczna uwaga – w przypadku spółek nie można utożsamiać siedziby spółki z jej adresem. Siedziba odnosi się bowiem jedynie do miejscowości, a nie do dokładnego adresu, tj. ulicy i numeru budynku. Gdy chcemy być profesjonalni, pisząc o siedzibie, wpisujemy tylko miejscowość, natomiast dopiero w następnej kolejności podajemy adres wraz z kodem pocztowym miejscowości, jak w prezentowanych poniżej przykładach.

Po poczynieniu powyższych, wstępnych uwag przejdźmy do zasad reprezentacji obowiązujących dla poszczególnych spółek i tym samym właściwego ich oznaczania.

5. Spółki osobowe

Zasadą w spółkach osobowych jest ich reprezentowanie przez każdego ze wspólników ponoszących odpowiedzialność za zobowiązania spółki całym swoim majątkiem. Postanowienia umowy spółki mogą oczywiście modyfikować zasady ustawowe i do reprezentacji spółki upoważnieni mogą być tylko niektórzy ze wspólników lub wspólnicy działający łącznie. Niemożliwe jest (z wyjątkiem spółki partnerskiej) powierzenie prowadzenia spraw i reprezentacji osobom trzecim niebędącym wspólnikami spółki. Poniżej sposoby oznaczania poszczególnych spółek osobowych:

6. Spółka jawna

Przykład

 Umowa zawarta pomiędzy:

1. ________________________________firma spółki ________________________ z siedzibą w ________miejscowość________, ___miejscowość, kod pocztowy___ ul. ____________________adres_________________ zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS _____numer KRS______, sąd rejestrowy: ____________sąd rejestrowy i wydział KRS______________, NIP _________NIP_________, reprezentowaną przez (zgodnie z załączonym odpisem z KRS):

1) _________imię i nazwisko__________ – upoważnionego do __jednoosobowej/łącznej__ reprezentacji spółki;

a

2. „Transport Jan Kowalski sp.j.” z siedzibą w Warszawie, Warszawa 00–000, ul. Przemysłowa 5 lok. 2, zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sadowego pod numerem KRS 0000000000, sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla Warszawy-Żoliborza w Warszawie XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 0000000000, reprezentowaną przez (zgodnie z załączonym odpisem z KRS):

Jana Kowalskiego – upoważnionego do jednoosobowej reprezentacji spółki.

Podobnie jak w przypadku osoby fizycznej prowadzącej indywidualną działalność gospodarczą, także w przypadku spółki ważne jest prawidłowe oznaczenie firmy spółki – w przykładzie „Transport Jan Kowalski sp.j.”. Firma spółki jawnej powinna zawierać nazwiska lub firmy (nazwy) jednego bądź więcej wspólników oraz dodatkowe oznaczenie „spółka jawna”, które można skracać do „sp.j.”. Koniecznym elementem firmy spółki jawnej jest zatem nazwisko przynajmniej jednego jej wspólnika. Można oczywiście dodać do firmy oznaczenia fakultatywne, wskazujące na przykład na przedmiot działalności, miejsce jej prowadzenia czy pseudonim któregoś ze wspólników, ale nie jest to konieczne. Podstawowa i minimalna firma spółki jawnej powinna zatem brzmieć:

„Kowalski sp.j.”. Firmę spółki zawsze przepisujemy z odpisu z KRS.

7. Spółka partnerska

Przykład

Umowa zawarta pomiędzy:

1. __________________________________firma spółka ________________________ z siedzibą w ________miejscowość_______, ___miejscowość, kod pocztowy___ ul. ____________________adres_________________ zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS _____numer KRS______, sąd rejestrowy: ____________sąd rejestrowy i wydział KRS______________ NIP _________NIP_________, reprezentowaną przez (zgodnie z załączonym odpisem z KRS):

1) _________imię i nazwisko__________ – upoważnionego do __jednoosobowej/łącznej__ reprezentacji spółki;

a

2. „Kowalski, Nowak radcowie prawni sp.p.” z siedzibą w Łodzi, Łódź 00–000, ul. Smutna 15 lok. 2, zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000000000, sad rejestrowy: Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 0000000000000, reprezentowaną przez (zgodnie z załączonym odpisem z KRS):

Jana Kowalskiego – upoważnionego do jednoosobowej reprezentacji Spółki.

Podobnie jak w przypadku spółki jawnej firmę spółki partnerskiej przepisujemy z odpisu KRS. W tym przypadku firma spółki składać będzie się z nazwiska co najmniej jednego partnera, dodatkowego oznaczenia „i partner” bądź „i partnerzy” albo „spółka partnerska” oraz określenia wolnego zawodu wykonywanego w ramach prowadzonej spółki. Oznaczenie wskazujące na formę prawną może być skracane do „sp.p.”.

Jak zostało już wcześniej wskazane, w przypadku spółki partnerskiej istnieje możliwość wprowadzenia w spółce zarządu składającego się z osób trzecich, niebędących wspólnikami spółki, którego zadaniem jest prowadzenie spraw i reprezentowanie spółki. Spółka partnerska w zamyśle ustawodawcy miała bowiem służyć wykonywaniu wolnego zawodu i jej wspólnicy – np. lekarze, dentyści czy weterynarze, aby móc w pełni skupić się na pracy zawodowej, mają możliwość powierzenia spraw formalnych menadżerom z zewnątrz. Jeżeli w spółce powołano zarząd, spółka przy zawieraniu umowy reprezentowana musi być przez jego członka bądź członków zgodnie z zasadami reprezentacji określonymi w KRS. W praktyce taka reprezentacja spółki partnerskiej występuje jednak niezwykle rzadko.

8. Spółka komandytowa

Przykład

Umowa zawarta pomiędzy:

1. ______________________________firma spółki _______________________ z siedzibą w ________miejscowość_______, ___miejscowość, kod pocztowy___, ul. ____________________adres_______________________ zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS _____numer KRS______, sąd rejestrowy: ____________sąd rejestrowy i wydział KRS______________, NIP _________NIP_________, reprezentowaną przez (zgodnie z załączonym odpisem z KRS):

1) ____________imię i nazwisko____________ – upoważnionego do

__jednoosobowej/łącznej__ reprezentacji spółki,

a

„Kowalski sp. k.” z siedzibą w Łodzi, Łódź 00–000, ul. Smutna 15 lok. 2, zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000000000, sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 0000000000, reprezentowaną przez (zgodnie z załączonym odpisem z KRS): Jana Kowalskiego – upoważnionego do jednoosobowej reprezentacji Spółki.

 

W firmie spółki komandytowej zawsze musi znaleźć się nazwisko bądź firma komplementariusza, a zatem wspólnika spółki, który ponosi odpowiedzialność za jej zobowiązania całym swoim majątkiem. Firma musi zawierać oczywiście również oznaczenie wskazujące na formę prawną, czyli oznaczenie „spółka komandytowa”, które może być skracane do „sp. k.”.

Należy pamiętać, że w spółce komandytowej mamy do czynienia z dwoma rodzajami wspólników – komandytariuszami i komplementariuszami. To komplementariusze, jako wspólnicy ponoszący nieograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania spółki, uprawnieni są do jej reprezentowania. Każdy z nich może reprezentować spółkę samodzielnie, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Komandytariusze mogą natomiast reprezentować spółkę, wyłącznie działając jako pełnomocnicy, co oznacza, iż przy zawieraniu umowy powinni okazać pełnomocnictwo udzielone przez spółkę reprezentowaną przez upoważnionego do tego na zasadach ogólnych komplementariusza. W razie braku takiego pełnomocnictwa lub w razie jego przekroczenia umowa będzie jednak ważna, gdyż w tym wyjątkowym przypadku okoliczność ta wpływa jedynie na zakres odpowiedzialności komandytariusza, a nie skuteczność lub ważność zawartej umowy.

9. Spółka komandytowo-akcyjna

Ostatnią ze spółek osobowych jest spółka komandytowo-akcyjna. Oznaczanie strony jest podobne do pozostałych spółek osobowych:

Przykład

Umowa zawarta pomiędzy:

1. ______________________________firma spółki _______________________ z siedzibą w ________miejscowość_______, ___miejscowość, kod pocztowy___, ul. ______________________adres___________________ zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS _____numer KRS______, sąd rejestrowy: ____________sąd rejestrowy i wydział KRS______________ NIP _________NIP_________, kapitał zakładowy w wysokości ____ kwota w złotych_______ wpłacony w __„całości”/kwota w złotych__, reprezentowaną przez (zgodnie z załączonym odpisem z KRS):

1) ____________imię i nazwisko____________ – upoważnionego do

__jednoosobowej / łącznej__ reprezentacji spółki,

a

2. „Kowalski S.K.A.” z siedzibą w Łodzi, Łódź 00–000, ul. Smutna 15 lok. 2, zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000000000, sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 0000000000, kapitał zakładowy w wysokości 50.000,00 zł wpłacony w całości, reprezentowaną przez (zgodnie z załączonym odpisem z KRS): Jana Kowalskiego – upoważnionego do jednoosobowej reprezentacji spółki.

Firma spółki komandytowo-akcyjnej zawierać musi nazwisko przynajmniej jednego komplementariusza oraz dodatkowe oznaczenie „spółka komandytowo-akcyjna”, które może być skracane do „S.K.A.”. W firmie nie powinno znaleźć się natomiast nazwisko akcjonariusza, a gdy tak się stanie, akcjonariusz będzie ponosić odpowiedzialność za zobowiązania spółki na zasadach przewidzianych dla komplementariuszy.

W przypadku spółki komandytowo-akcyjnej w zakresie jej reprezentacji zastosowanie będą miały zasady zbliżone do tych, które obowiązują w spółce komandytowej. Uprawnieni do reprezentacji są komplementariusze i jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, każdy z nich może samodzielnie zawierać umowy. Akcjonariusze, podobnie jak komandytariusze w spółce komandytowej, mogą reprezentować spółkę wyłącznie jako pełnomocnicy, na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez spółkę reprezentowaną przez upoważnionego do tego na zasadach ogólnych komplementariusza. Przekroczenie pełnomocnictwa albo jego brak nie pociąga za sobą nieważności umowy, a jedynie wpływa na odpowiedzialność za zobowiązanie również działającego w imieniu spółki akcjonariusza.

Zwracamy uwagę, że w oznaczeniu spółki komandytowo-akcyjnej mamy nieomawiany dotąd element, a mianowicie kapitał zakładowy spółki. Ujawniany jest on w rubryce nr 8 odpisu z KRS. Kapitał zakładowy jest cechą charakterystyczną dla spółek kapitałowych, a spółka komandytowo-akcyjna, mimo że jest spółką osobową, ma także cechy spółki kapitałowej i w związku z tym musi on zostać oznaczony w umowie także w przypadku omawianej spółki. W oznaczeniu strony powinna znaleźć się nie tylko wysokość kapitału zakładowego, ale także informacja o tym, czy został on wpłacony w całości czy tylko w części i w jakiej.

Nie zapomnij o dodatkowym oznaczeniu kapitału zakładowego.

10. Spółka jako wspólnik

We wszystkich przytoczonych wyżej przykładach wspólnikami spółek były osoby fizyczne. Może jednak również zdarzyć się, że wspólnikiem spółki będzie inna spółka – osobowa bądź kapitałowa. Wyjątkiem jest spółka partnerska, której wspólnikami mogą być tylko osoby fizyczne wykonujące wolne zawody.

Załóżmy, że wspólnikiem spółki osobowej (w przykładzie spółka jawna, ale dokładnie takie same zasady będą obowiązywać w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej, w której komplementariuszem jest spółka) jest spółka kapitałowa „Biały lotos sp. z o.o.”. W takim przypadku oznaczenie powinno wyglądać w następujący sposób:

Przykład

„Biały lotos spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. j.” z siedzibą w Warszawie, Warszawa
00–000, ul. Przemysłowa 5 lok. 2, zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000000000, sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla m. st. Warszaw w Warszawie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 0000000000, reprezentowana przez (zgodnie z załączonym odpisem z KRS): Jana Kowalskiego – upoważnionego do jednoosobowej reprezentacji „Biały lotos sp. z o.o.” (zgodnie z załączonym odpisem z KRS), upoważnionej do jednoosobowej reprezentacji „Biały lotos spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp. j.”.

W powyższym przykładzie spółkę osobową będącą stroną umowy będzie reprezentować członek zarządu spółki kapitałowej, będącej jej wspólnikiem. W takim przypadku do umowy załączyć trzeba dwa odpisy KRS: jeden – spółki będącej stroną umowy i drugi – spółki będącej jej wspólnikiem. Oba sporządzone (pobrane) oczywiście w dacie sporządzenia umowy.

Na marginesie warto dodać, że w tym przypadku w firmie nie możemy posłużyć się skrótem formy prawnej dotyczącej wspólnika, stąd pełne oznaczenie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, a nie sp. z o.o.

Spółki z o.o. i akcyjną reprezentuje zarząd.

Poniżej natomiast oznaczenie spółki osobowej, której wspólnikiem jest inna spółka osobowa:

Przykład

„Emil Kula spółka jawna sp. k.” z siedzibą w Warszawie, Warszawa 00–000, ul. Przemysłowa 5 lok. 2, zarejestrowana w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sadowego pod numerem KRS 0000000000, sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla Warszawy-Żoliborza w Warszawie XVI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 0000000000, reprezentowana przez (zgodnie z załączonym odpisem KRS):

Emila Kulę – upoważnionego do jednoosobowej reprezentacji spółki „Emil Kula sp. j.” (zgodnie z załączonym odpisem KRS), upoważnionej do jednoosobowej reprezentacji spółki „Emil Kula spółka jawna sp. k.”.

W powyższym przykładzie spółkę osobową będącą stroną umowy reprezentować będzie wspólnik upoważniony do jednoosobowej reprezentacji spółki jawnej będącej komplementariuszem spółki zawierającej umowę.

Problematyka reprezentacji spółki przez spółkę nie dotyczy natomiast spółek kapitałowych, ponieważ te reprezentowane są przez zarządy mogące składać się wyłącznie z osób fizycznych.

11. Spółki kapitałowe

Skoro mamy już za sobą wszystkie spółki osobowe, czas na spółki kapitałowe. Zanim wskażemy przykładowe sposoby oznaczenia strony w umowie, kilka słów o reprezentacji w spółkach kapitałowych. W przeciwieństwie do spółek osobowych, w tym przypadku spółka nie jest reprezentowana przez wspólników, lecz przez organ w postaci zarządu. W skład zarządu wchodzić mogą osoby spoza grona wspólników spółki. Podobnie jak w spółkach osobowych i w tym przypadku sięgnąć musimy do odpisu z KRS, który wskaże nam prawidłowy sposób reprezentacji.

12. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest jedną z najpopularniejszych w Polsce form prowadzenia działalności gospodarczej. Warto więc uważnie przyjrzeć się temu, w jaki sposób poprawnie oznaczać ją w umowie – bez wątpienia wielokrotnie takie spółki będą naszymi kontrahentami.

Umowa zawarta pomiędzy:

1. _________firma spółki___________ z siedzibą w __________miejscowość__________, ___miejscowość, kod pocztowy___, ul. ___________adres__________ zarejestrowaną

w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS ____numer KRS_____, sąd rejestrowy: _____sąd rejestrowy i wydział KRS_______ NIP ____NIP_____, kapitał zakładowy w wysokości ______kwota w złotych__________, reprezentowaną przez (zgodnie z załączonym odpisem z KRS):

1) ______imię i nazwisko_____ – upoważnionego do __jednoosobowej/łącznej__ reprezentacji spółki,

a

2. Storczyki sp. z o.o. z siedzibą w Zgierzu, Zgierz 00–000, ul. Kwiecista 15 lok. 6, zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000000000, sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 0000000000, kapitał zakładowy w wysokości 50.000,00 zł, reprezentowaną przez (zgodnie z załączonym odpisem KRS): Jana Kowalskiego – upoważnionego do jednoosobowej reprezentacji spółki.

W przypadku spółek kapitałowych, podobnie jak to jest w spółkach osobowych, to spółka, a nie jej wspólnicy, jest stroną zawieranej umowy. W firmie spółki nie musi występować nazwisko wspólnika, a jej korpus stanowić może dowolnie obrana nazwa z obligatoryjnym dodatkiem „spółka z ograniczoną odpowiedzialnością” wskazującym na formę prawną, który może być skracany do „sp. z o.o.”.

Przedstawiony wzór oznaczenia w umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zawiera również informację o wysokości kapitału zakładowego spółki, o którym mowa była przy okazji spółki komandytowo-akcyjnej. W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w przeciwieństwie do spółki komandytowo-akcyjnej i akcyjnej, co do zasady nie ma potrzeby wskazywania, choć można się z tym niekiedy spotkać w umowach, że kapitał zakładowy został opłacony w całości czy w części. W przypadku tej spółki opłacenie kapitału zakładowego w całości jest bowiem zasadą, od której występuje wyjątek – w przypadku spółki rejestrowanej przez Internet (której umowę zawarto za pomocą wzorca umowy), do czasu wniesienia wkładów na kapitał zakładowy w całości, istnieje obowiązek ujawniania, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione.

13. Spółka akcyjna

Przejdźmy do ostatniej ze spółek – spółki akcyjnej.

Umowa zawarta pomiędzy:

1.______________________________firma spółki ______________________ z siedzibą w _________miejscowość_________, ___miejscowość, kod pocztowy___, ul. _____________________adres__________________ zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS _____numer KRS______, sąd rejestrowy: ____________sąd rejestrowy i wydział KRS______________, NIP _________NIP_________, kapitał zakładowy w wysokości ______ kwota w złotych_________ wpłacony w __„całości”/kwota w złotych__, reprezentowaną przez (zgodnie z załączonym odpisem z KRS):

1) ______imię i nazwisko_____ – upoważnionego do __jednoosobowej/łącznej__ reprezentacji spółki,

a

2. Stumar S.A. z siedzibą w Pabianicach, Pabianice 00–000, ul. Maszynowa 12 lok. 6, zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000000000, sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 0000000000, kapitał zakładowy w wysokości 100.000,00 zł wpłacony w kwocie 90.000,00 zł, reprezentowaną przez (zgodnie z załączonym odpisem z KRS):

1)            Jana Kowalskiego – upoważnionego do łącznej reprezentacji spółki,

2)            Żanetę Kubasińską – upoważnioną do łącznej reprezentacji spółki.

Firma spółki akcyjnej składa się z dowolnie obranej nazwy z obligatoryjnym dodatkiem „spółka akcyjna” wskazującym na formę prawną, który może być skracany do „S.A.”.

Oznaczenie strony w przypadku spółki akcyjnej niewiele różni się od oznaczenia spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Jedyną różnicą jest kwestia związana z określeniem kapitału zakładowego. W oznaczeniu strony powinna znaleźć się nie tylko wysokość kapitału zakładowego, ale także informacja o tym, czy został on wpłacony w całości czy tylko w części i w jakiej.

Również zasady reprezentacji spółki akcyjnej są analogiczne do zasad omówionych przy okazji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Spółkę reprezentuje zarząd, zgodnie z danymi zawartymi w KRS.

Reprezentacja przez pełnomocnika

Poniżej wskazane zostaną przykładowe sytuacje, w których strona umowy reprezentowana jest przez pełnomocnika. W każdym przypadku, gdy zawieramy umowę z podmiotem reprezentowanym przez pełnomocnika, poprośmy, aby umocowany co najmniej okazał nam oryginał udzielonego mu pełnomocnictwa i jeśli niemożliwe będzie załączenie jego oryginału do umowy, postarajmy się, aby do umowy przynajmniej została dołączona jego kopia. Pełnomocnika poprośmy również o okazanie nam dokumentów, z których pochodzić będą jego dane. W przypadku profesjonalnych pełnomocników (radców prawnych, adwokatów) możemy ograniczyć się do powołania w umowie ich danych takich jak imię i nazwisko oraz numer legitymacji radcy prawnego albo adwokata – dane zweryfikujmy z okazaną legitymacją. Trzeba pamiętać, że w razie zawarcia umowy z osobą reprezentowaną przez pełnomocnika, który w rzeczywistości nie ma umocowania albo przekracza zakres udzielonego mu pełnomocnictwa, umowa jest bezskuteczna do czasu potwierdzenie jej przez reprezentowaną osobę. W razie braku potwierdzenia czynności rzekomy pełnomocnik zwrócić musi to, co uzyskał od nas w wykonaniu umowy oraz zobowiązany jest do naprawienia ewentualnej szkody. Brak odpowiedniej weryfikacji pełnomocnictwa może zatem narazić nas na znaczne ryzyko.

Upewnij się, co zrobić jeśli kontrahenta reprezentuje pełnomocnik

Poniżej przedstawiamy ogólny wzór oznaczenia strony reprezentowanej przez pełnomocnika. W takim przypadku jako stronę zawsze oznaczamy osobę, z którą zawieramy umowę. Stroną umowy nigdy nie będzie pełnomocnik! W nagłówku jedynie dopisujemy zastrzeżenie o reprezentacji jak poniżej:

Przykład

Umowa zawarta pomiędzy:

1.            _____imię i nazwisko_____, zamieszkałym w _____miejscowość, kod pocztowy_____ ul. ___________adres____________ legitymującym się dowodem osobistym wydanym przez _______ organ wydający dowód osobisty________ numer _____numer dowodu osobistego_____, posiadającym nadany numer PESEL _____numer PESEL_____, reprezentowanym w oparciu o pełnomocnictwo z dnia _data udzielenia pełnomocnictwa_ roku (kopia pełnomocnictwa w załączeniu) przez:

_____imię i nazwisko____, zamieszkałego w ____miejscowość, kod pocztowy___ ul. _____________adres______________ legitymującego się dowodem osobistym wydanym przez _______organ wydający dowód osobisty________ numer _____numer dowodu osobistego_____, posiadającego nadany numer PESEL _____numer PESEL_____, a

2.            Janem Kowalskim, zamieszkałym w Warszawie 00–000, ul. Piękna 15 m. 25, legitymującym się dowodem osobistym wydanym przez Prezydenta Miasta Stołecznego Warszawy numer XXX000000, posiadającym nadany numer PESEL 00000000000, reprezentowanym w oparciu o pełnomocnictwo z 23 października 2016 r. (kopia pełnomocnictwa w załączeniu) przez: Karola Srebrnego, zamieszkałego w Łodzi 00–000, ul. Srebrzyńska 21, legitymującego się dowodem osobistym wydanym przez Prezydenta Miasta Łodzi numer XXX000000, posiadającego nadany numer PESEL 00000000000.

W spółkach osobowych pełnomocnictwa w imieniu spółki udziela uprawniony do jej reprezentacji wspólnik (wspólnicy działający łącznie, jeżeli umowa tak stanowi). Z kolei w spółkach kapitałowych czyni to zarząd, zgodnie z zasadami reprezentacji obowiązującymi w spółce.

Przy okazji omówienia reprezentacji przedsiębiorców przez pełnomocników trzeba wspomnieć jeszcze o reprezentacji ich przez szczególny rodzaj pełnomocnika, a mianowicie prokurenta. Prokura to najszerszy rodzaj pełnomocnictwa, jakiego może udzielić przedsiębiorca. Podlega ona wpisowi do KRS, a więc prokurent jest pełnomocnikiem, który wykazać swoje upoważnienie do reprezentowania mocodawcy może treścią odpisu z KRS (co w jego przypadku jest zasadą), a nie wyłącznie dokumentem pełnomocnictwa. Akt udzielenia prokury ma formę dokumentu i do skuteczności jej udzielenia nie jest konieczny wpis w KRS. Oznacza to, że prokurent niewpisany do KRS, może tak jak zwykły pełnomocnik udowadniać fakt swojego umocowania również samym dokumentem stwierdzającym udzielenie mu prokury.

Zasady reprezentacji przez konkurenta

Na koniec więc przykład reprezentacji przy zawieraniu umowy, w której spółka z ograniczoną odpowiedzialnością reprezentowana jest przez prokurenta. W takim wypadku strona reprezentowana przez prokurenta powinna być oznaczona w umowie w następujący sposób:

Przykład

Storczyki sp. z o.o. z siedzibą w Zgierzu, Zgierz 00–000, ul. Kwiecista 15 lok. 6, zarejestrowaną w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000000000, sąd rejestrowy: Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NIP 0000000000, kapitał zakładowy 50.000,00 zł, reprezentowaną przez (zgodnie z załączonym odpisem z KRS): Jana Kowalskiego – prokurenta spółki.

Warto zapamiętać:

  • Rygor nieważności to bardzo istotna kwestia, która może przesądzić o istnieniu zawartej umowy.
  • Dokładna systematyka umowy ułatwi jej redakcję i pozwoli uniknąć nieporozumień. Prawidłowe oznaczenie kontrahenta to bardzo istotna sprawa, gdyż może okazać się, że zawarłeś umowę z nieistniejącym podmiotem.
  • Pamiętaj, że umowę zawierają wspólnicy spółki cywilnej, a nie sama spółka.
  • Zawsze pamiętaj, żeby sprawdzić informacje o spółce w Krajowym Rejestrze Sądowym.
  • Nie zapomnij o dodatkowym oznaczeniu kapitału zakładowego.
  • Spółki z o.o. i akcyjną reprezentuje zarząd.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak zawrzeć umowę ze wspólnikami spółki cywilnej, jakie są najważniejsze klauzule umowne oraz jak zabezpieczyć swoje interesy w umowie już dziś rozpocznij e-kurs „Umowy przedsiębiorcy w praktyce”. Zyskasz nowe umiejętności zawodowe, dzięki którym zwiększą się Twoje szanse na awans.

[1] K. Gajek, Zasada swobody formy a oświadczenia woli wyrażane w postaci elektronicznej, Casus 2013, Nr 69, s. 62–64; E. Gniewek, P. Machnikowski (red.), Kodeks cywilny. Komentarz. Wyd. 7, Warszawa 2016.

[2] Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 listopada 2002 r., I CKN 1158/00, LexisNexis nr 376665.

[3] Wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 22 stycznia 2014 r., III CSK 33/13.

Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
wiper-pixel