• Analiza i kontrola finansowa

Jednolity Plik Kontrolny – jak w optymalny sposób dostosować się do wdrożenia nowych wymagań organu podatkowego

Lekcji : 7 Dodano: 14/07/2016

Lekcja 6. Zasady ochrony danych osobowych

Dane wrażliwe dotyczące wynagrodzeń oraz danych osobowych pracowników i współpracowników zarówno z księgi głównej, pomocniczej jak również z wyciągów bankowych stanowiących strukturę Jednolitego Pliku Kontrolnego powinny być przekazywane zgodnie z polityką ochrony danych osobowych. Po zapoznaniu się z tą lekcją zyskasz nowe kompetencje zawodowe z zakresu ochrony danych osobowych w przypadku JPK. Tę wiedze z pewnością doceni Twój szef oraz współpracownicy.

Za nieprzestrzeganie zasad ochrony danych osobowych może grozić karą w wysokości nawet 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa.

Podatnik prowadzący księgi rachunkowe przy użyciu programów komputerowych na żądanie organu podatkowego musi przekazać całość lub część ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych zgodnie z finalną wersją struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego udostępnioną przez Ministerstwo Finansów w dniu 9 marca 2016 r.

Wynika to z art.193 a § 1 Ordynacji Podatkowej (Dz. U. z 2015 r. poz.1649 z dnia 10 września 2015 r. o zmianie ustawy – Ordynacja Podatkowa oraz niektórych innych ustaw).

Organy podatkowe, które mogą wezwać podatnika do przedstawienia dokumentów określone są w art.13 Ordynacji Podatkowej (Dz.U. z 2015 r. poz.613). Może to być:

– naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego,

– dyrektor izby skarbowej, dyrektor izby celnej,

– minister właściwy do spraw finansów publicznych.

Struktura dotycząca księgi głównej, co do zasady przedstawia następujące dane:

  • zapisy na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych,
  • dziennika księgo głównej,
  • zestawienia obrotów i sald.

Jeśli w księdze głównej mamy pozycje zagregowane, a w księdze pomocniczej pojedyncze transakcje, wtedy przesyłamy z księgi głównej dane zagregowane, a z księgi pomocniczej pojedyncze transakcje, ponieważ ustawodawca przewidział możliwość przesyłania wielu plików.

Sytuacja jest odmienna w sytuacji przekazywania informacji za pośrednictwem Jednolitego Pliku Kontrolnego w postaci danych wrażliwych dotyczących wynagrodzeń oraz danych osobowych pracowników i współpracowników zarówno z księgi głównej, pomocniczej jak również z wyciągów bankowych stanowiących strukturę Jednolitego Pliku Kontrolnego numer 2.

Dane te zgodnie z zapewnieniami uzyskanymi przeze mnie od pracowników Ministerstwa Finansów z zespołu wdrożeniowego JPK powinny być przekazywane zgodnie z polityką ochrony danych osobowych obowiązującą u Administratorów Danych Osobowych, czyli w formie zagregowanej zabezpieczającej interesy pracowników i współpracowników.

Ochrona danych osobowych oraz przestrzeganie zasad określonych w ustawie o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2015 r. poz.2135) w odniesieniu do danych wrażliwych przekazanych pracodawcy przez pracowników wynika z art. 22¹Kodeksu Pracy (Dz.U. z 2014 r. poz.1502, 1662 z 2015r. poz.1066, 1224, 1240, 1268, 1735).

Zgodnie z cytowanymi przepisami Prawa Pracy art.22¹§ 1 Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1)      imię (imiona) i nazwisko,

2)      imiona rodziców,

3)      datę urodzenia,

4)      miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

5)      wykształcenie,

6)      przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Zgodnie z § 2, pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w § 1, także:

  • innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeśli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
  • numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Na podstawie § 3, udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 2.

W § 4 pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Natomiast § 5 w zakresie nieuregulowanym w § 1-4 do danych osobowych, o których mowa w tych przepisach, stosuje się na podstawie przepisy o ochronie danych osobowych.

Mając na uwadze ryzyko udostępniania danych wrażliwych osobom niepowołanym do przetwarzania danych osobowych, występujące podczas używania przenośnych dysków, pamięci flash, pendrive, płyty CD – RW do zapisu danych wrażliwych pracowników oraz współpracowników, należy ograniczyć powyższą formę przetwarzania danych osobowych, w tym w formie pliku JPK.

Należy mieć także na uwadze ryzyko finansowe w postaci kar pieniężnych z tytułu działań niezgodnych z ustawą o ochronie danych osobowych oraz konsekwencje wynikające z przyjęcia w dniu 14 kwietnia 2016 r. przez Parlament Europejski pakietu legislacyjnego dotyczącego nowych unijnych ram prawnych ochrony danych osobowych przewidujące między innymi nakładanie administracyjnych kar pieniężnych za nieprzestrzeganie zasad ochrony danych osobowych (nawet w wysokości 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa) i ich zdecydowane egzekwowanie.

Nowe przepisy dyrektywy mają na celu ochronę osób w związku z przetwarzaniem danych osobowych w zakresie zapobiegania, dochodzenia, wykrywania lub ściągania przestępstw lub wykonywania sankcji karnych. Przekazując jakiekolwiek dane osobowe jednostka gospodarcza musi kierować się zasadami compliance określonymi przez dział prawny.

Nowe regulacje będą stosowane bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich UE dwa lata po wejściu w życie rozporządzenia.

Z tej lekcji zapamiętaj:

  • Dane wrażliwe dotyczące wynagrodzeń oraz danych osobowych pracowników i współpracowników zarówno z księgi głównej, pomocniczej jak również z wyciągów bankowych stanowiących strukturę Jednolitego Pliku Kontrolnego powinny być przekazywane zgodnie z polityką ochrony danych osobowych.
  • Za nieprzestrzeganie zasad ochrony danych osobowych może grozić karą w wysokości nawet 4% całkowitego rocznego obrotu przedsiębiorstwa.
  • Mając na uwadze ryzyko udostępniania danych wrażliwych osobom niepowołanym do przetwarzania danych osobowych, występujące podczas używania przenośnych dysków, pamięci flash, pendrive, płyty CD – RW do zapisu danych wrażliwych pracowników oraz współpracowników, należy ograniczyć powyższą formę przetwarzania danych osobowych, w tym w formie pliku JPK.

Następna lekcja będzie podsumowaniem wiedzy zawartej w Twoim kursie „Jednolity Plik Kontrolny – jak w optymalny sposób dostosować się do wdrożenia nowych wymagań organu podatkowego”. Otrzymasz również informacje o dodatkowych materiałach, które przygotowaliśmy dla Ciebie, dotyczących interesujących Cię zagadnień.

Materiały na podobny temat

  • Video
  • eKursy
  • eBooki
  • Prezentacje szkoleniowe
  • VIDEO
  • Analiza i kontrola finansowa
JPK nowe obowiązki w 2018 roku i planowane zmiany

JPK nowe obowiązki w 2018 roku i planowane zmiany

Dodano: 21/02/2018 Autor : Samir Kayyali 01:10:00
  • VIDEO
  • Podatki
Dowiedz się, jak krok po kroku sporządzić CIT-8 za 2017 rok
  • VIDEO
  • VAT
Zmiany w VAT w 2018 roku

Zmiany w VAT w 2018 roku

Dodano: 21/02/2018 Autor : 01:10:00
Zobacz więcej Video

Materiały na podobny temat

  • Video
  • eKursy
  • eBooki
  • Prezentacje szkoleniowe

Materiały na podobny temat

  • Video
  • eKursy
  • eBooki
  • Prezentacje szkoleniowe
wiper-pixel